Чтобы синхронизировать ряд собраний Microsoft Outlook в систему DIRECTUM, в меню интеграции ряда собраний установите флажок Синхронизировать в DIRECTUM.
Примечание
В собраниях, которые являются частью ряда, флажок Синхронизировать в DIRECTUM недоступен для редактирования.
Если в меню интеграции установлен флажок Синхронизировать в DIRECTUM, ряд собраний синхронизируется в систему:
| • | при отправке приглашений участникам; |
Если ряд собраний не был синхронизирован в DIRECTUM до проведения первого собрания ряда (например, если флажок Синхронизировать в DIRECTUM был установлен после отправки приглашений участникам), он будет синхронизировано в систему после проведения первого собрания в результате работы сценария Агент синхронизации с MS Exchange.
При синхронизации ряда собраний:
| • | создается новая запись справочника Серии совещаний, в которую заносятся общие параметры ряда собраний, например, тема, длительность, инициатор; |
| • | создается новая запись справочника Совещания и заседания, в которую заносится информация о первом собрании ряда. |
Впоследствии, после проведения каждого собрания ряда, оно будет заноситься в систему DIRECTUM и связываться с созданной регулярной серией.
Также собрание ряда всегда можно синхронизировать вручную, выполнив одно из действий меню интеграции.
Если изменились параметры проведения ряда собраний, например, время проведения, следующее собрание ряда будет занесено в систему DIRECTUM с новыми данными.
Если собрание ряда уже было ранее синхронизировано в DIRECTUM, и у него изменились параметры проведения, например, дата или время, изменения автоматически перенесутся в карточку совещания после проведения собрания. Также изменения можно синхронизировать принудительно, выполнив одно из действий меню интеграции.
Запись справочника Серии совещаний открывается в представлении Серии совещаний Microsoft Outlook:
Из ряда собраний Microsoft Outlook в карточку справочника Серии совещаний автоматически синхронизируются:
| • | инициатор из справочника Работники; |
| • | длительность совещаний регулярной серии; |
| • | место проведения совещаний; |
| • | содержание из текста собрания Microsoft Outlook; |
| • | документы DIRECTUM, ссылки на которые указаны в тексте собрания; |
| • | документы DIRECTUM, копии которых вложены в собрание; |
| • | вложенные в собрание файлы. |
Подробнее об информации, синхронизируемой в карточки отдельных совещании серии, см. разделы «До проведения» и «После проведения».
В карточке синхронизированной серии можно:
| • | указать председателя и секретаря серии совещаний; |
| • | указать контролера совещания для осуществления контроля исполнения решений по серии совещаний. Указанный работник будет автоматически подставляться в поле Контролер поручения, созданного по совещанию серии, если в карточке совещания не указан другой контролер; |
| • | просмотреть поручения, созданные по совещаниям серии, и контролировать ход их исполнения с помощью закладки «Контроль» и инструментов контроля исполнения поручений модуля «Канцелярия»; |
| • | открыть ряд собраний в Microsoft Outlook. Для этого на вкладке Главная в группе Навигация нажмите на кнопку  Совещание Outlook. |
Если установлен флажок Требуется согласование протокола, то после проведения каждого собрания и его синхронизации в DIRECTUM инициатор получает задание на подготовку протокола совещания. Также по итогам проведения можно отправить поручения по совещанию на исполнение.
