Если собрание Microsoft Outlook было синхронизировано в DIRECTUM до момента его проведения, в справочнике Совещания и заседания создается новая запись, которая открывается в представлении Проекты совещания Microsoft Outlook:
Из собрания Microsoft Outlook в карточку автоматически синхронизируется:
| • | содержание из текста собрания в Microsoft Outlook; |
| • | участники совещания. Состав участников недоступен для редактирования. |
Подробнее
Участники синхронизируются в карточку совещания по принципу:
| • | если для участника совещания существует запись справочника Работники, связанная с пользователем, поле *Участник автоматически заполняется нужным работником, а в поле Тип оповещения устанавливается значение Задание; |
| • | если для участника совещания существует запись справочника Работники, не связанная с пользователем, поле *Участник автоматически заполняется нужным работником, в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail, поле Контактная информация заполняется адресом электронной почты участника; |
| • | если для участника совещания существует только запись справочника Контактные лица организаций, например, если участник работает в другой компании, поле *Участник автоматически заполняется нужным контактным лицом, в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail, поле Контактная информация заполняется адресом электронной почты участника; |
| • | если участник не занесен в систему DIRECTUM, поля *Участник и Контактная информация заполняются адресом электронной почты участника, а в поле Тип оповещения устанавливается значение E-mail. |
|
Примечание
В карточке совещания DIRECTUM не рекомендуется редактировать тему и содержание, синхронизированные из собрания Microsoft Outlook. При следующей синхронизации, например, при выполнении действий меню интеграции, все изменения будут стерты. Если необходимо изменить тему или содержание совещания, измените их в собрании Microsoft Outlook.
| • | документы DIRECTUM, ссылки на которые указаны в тексте собрания; |
| • | документы DIRECTUM, копии которых вложены в собрание; |
| • | вложенные в собрание файлы. |
В карточке совещания DIRECTUM можно:
| • | указать председателя и секретаря совещания. Если указан секретарь, задание на подготовку протокола после проведения совещания будет отправлено секретарю, а не инициатору; |
| • | открыть собрание Microsoft Outlook. Для этого на вкладке Главная в группе Совещание нажмите на кнопку  Календарь. Кнопка недоступна, если совещание входит в ряд повторяющихся собраний; |
| • | сформировать, обновить или открыть повестку совещания; |
| • | просмотреть и скорректировать список материалов по совещанию; |
После проведения синхронизированное совещание будет открываться в представлении Совещания и заседания Microsoft Outlook с расширенным набором доступных функций.
