Заключительным этапом работы с совещанием является контроль исполнения принятых на нем решений.
После согласования протокола секретарь (либо инициатор, если секретарь не указан в карточке совещания) формирует поручения по результатам проведения совещания либо отправляет решения на исполнение задачами по свободному маршруту.
Рекомендуется отправить исполнителям задачи по свободному маршруту, если:
| • | в организации не используется модуль «Канцелярия»; |
Рекомендуется создать поручения по совещанию, если:
| • | в организации используется модуль «Канцелярия». Это позволит хранить поручения, созданные в результате работы модулей «Управление совещаниями и заседаниями», «Канцелярия» и «Обращения граждан и организаций» в едином справочнике Поручения; |
| • | необходим контроль исполнения решений по совещанию. |
Создать поручение по совещанию можно следующими способами:
| • | созданием записи в справочнике Поручения. Для этого: |
| 1. | В карточке совещания на вкладке Главная в группе Контроль нажмите на кнопку  Поручения. Откроется список поручений по совещанию. |
| 3. | На вкладке Главная в группе Задача нажмите на кнопку  Отправить на исполнение. |
Будет сформирована задача для отправки поручения на исполнение по типовому маршруту «Исполнение поручений»;
| • | по кнопке  Создать поручение. Для создания каждого поручения по совещанию выполните действия: |
| 1. | В карточке совещания на вкладке Главная в группе Контроль нажмите на кнопку Создать поручение. Откроется окно: |
| 2. | Укажите общее содержание поручения. Чтобы сократить время на заполнение поля, рекомендуется скопировать текст решения из протокола совещания. |
Примечание
В верхней части карточки поручения отображается ссылка на протокол совещания.
| 3. | Укажите исполнителей поручения. |
Подробнее
| • | *Ответственный. Определяет, является ли выбранный сотрудник ответственным исполнителем по поручению. Имеет смысл, если в списке указано больше одного исполнителя. Возможные значения: |
| a) | Да – сотрудник является ответственным исполнителем по поручению. Когда поручение будет исполнено, отчет о результатах выполнения работ будет отправлен контролеру; |
| b) | Нет – сотрудник является соисполнителем по поручению, например, для выполнения небольшого задания в рамках основного поручения. Будет сформирована подзадача к заданию ответственного исполнителя, который и будет контролировать выполнение работ соисполнителя. |
Только один сотрудник может быть ответственным исполнителем;
| • | Исполнитель из справочника Работники. Если конкретный исполнитель поручения неизвестен, укажите подразделение, к которому он может принадлежать, в поле *Подразделение; |
| • | *Подразделение. Заполняется автоматически, если указан исполнитель поручения. |
Если конкретный исполнитель поручения неизвестен, укажите подразделение, к которому он может принадлежать. Поручение будет отправлено на исполнение руководителю подразделения, который перенаправит его нужному сотруднику;
| • | Текст поручения исполнителю; |
| • | Срок исполнения поручения. |
Примечание
Табличную часть «Исполнители» можно заполнить с помощью ссылок Заполнить из списка и Заполнить по должности. Подробнее см. раздел «Карточка поручения».
|
| 4. | Если поручение создается от имени другого сотрудника, например, секретарем от имени руководителя, в поле Автор укажите нужного сотрудника. По умолчанию в поле указан инициатор совещания. |
| 5. | В поле Контролер укажите сотрудника, который будет контролировать ход выполнения поручения. Поле заполняется автоматически, если в карточке совещания был указан контролер. |
Поручение будет автоматически отправлено на исполнение по типовому маршруту «Исполнение поручений».
Примечание
Поручения по совещаниям создаются с типом Пункт.
Продолжительность видео: 04:42.
