Синхронизация собраний Microsoft Outlook в DIRECTUM позволяет:
| • | централизованно хранить и легко находить информацию обо всех проведенных совещаниях; |
| • | оформлять протоколы совещаний в едином корпоративном стиле с автоматическим внесением в них данных из карточки совещаний; |
| • | подготовить повестку к очередному совещанию серии по решениям, оставшимся невыполненными с предыдущего совещания; |
| • | обеспечить исполнение принятых на совещании решений с помощью механизма исполнения поручений модуля «Канцелярия»; |
| • | анализировать данные по проведенным и запланированным совещаниям с помощью отчетов модуля. |
Чтобы синхронизировать собрание Microsoft Outlook в систему, установите флажок Синхронизировать в DIRECTUM в меню интеграции собрания.
Собрание Microsoft Outlook синхронизируется в систему:
| • | при отправке приглашений участникам собрания; |
| • | при выполнении действий меню интеграции: |
| • |  Совещание DIRECTUM – открывает новую запись справочника Совещания и заседания; |
| • |  Повестка – формирует, обновляет или открывает повестку совещания; |
| • |  Открыть материалы совещания – открывает список материалов по совещанию; |
| • |  Серии – связывает собрание с серией совещаний. |
Если собрание не было синхронизировано в DIRECTUM до его проведения (например, если флажок Синхронизировать в DIRECTUM был установлен после отправки приглашений участникам), оно будет синхронизировано в систему после проведения в результате работы сценария Агент синхронизации с MS Exchange.
До проведения синхронизированное собрание отображается в системе в представлении Проекты совещания Microsoft Outlook справочника Совещания и заседания.
После проведения синхронизированное собрание отображается в системе в представлении Совещания и заседания Microsoft Outlook справочника Совещания и заседания.
Ознакомить с материалами – формирует задачу на ознакомление с материалами по совещанию;