Совещание необходимо отправить на согласование, если требуется согласовать с участниками дату, время проведения и вопросы повестки, а также дать участникам возможность подтвердить свое участие в совещании или отказаться от него. Для согласования совещаний и серий совещаний в системе DIRECTUM используется типовой маршрут «Согласование совещания».
Если дата, время и прочие параметры совещания были заранее согласованы между участниками, например, при личной встрече, достаточно уведомить участников о предстоящем совещании и ознакомить с материалами. Для этого в карточке совещания на вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку 
Ознакомить с материалами.
Одновременно с совещанием согласовывается повестка совещания. При необходимости повестку совещания можно согласовать отдельно.
Отправить совещание на согласование можно из карточки совещания, заполнив соответствующие параметры типового маршрута.
Подробнее
| 1. | В карточке совещания на вкладке Главная в группе Совещание нажмите на кнопку Согласовать совещание. |
| 2. | Заполните параметры типового маршрута: |
| • | Согласующие. Пользователи, с которыми необходимо согласовать проведение совещания; |
| • | Срок согласования. Дата и время, к которому совещание должно быть согласовано. По умолчанию срок согласование принимает значения: |
| a) | день, предшествующий проведению совещания, если до совещания осталось более 25 часов; |
| b) | дата и время проведения совещания, если до совещания осталось от 1 до 25 часов; |
| c) | пустое значение, если до совещания осталось менее часа; |
| • | Уведомить о возражениях. При выборе значения Да инициатор совещания получит уведомление, если один или несколько участников отклонили приглашение или предложили другое время и дату проведения совещания; |
| • | Сформировать повестку. Если выбрано значение Да, при отправке задачи участникам будет автоматически сформирована повестка совещания. Если повестка уже есть, или в ней нет необходимости, установите значение Нет. |
|
Отправить серию совещаний на согласование можно из карточки серии, заполнив соответствующие параметры типового маршрута.
Подробнее
| 1. | На вкладке Главная в группе Серия совещаний нажмите на кнопку Согласовать. |
| 2. | Заполните параметры типового маршрута: |
| • | Согласующие. Пользователи, с которыми необходимо согласовать проведение совещаний; |
| • | Срок согласования. Дата и время, к которому серия совещаний должна быть согласована; |
| • | Уведомить о возражениях. При выборе значения Да инициатор совещания получит уведомление, если один или несколько участников отклонили приглашение или предложили другое время и дату проведения совещаний. |
|
В результате согласующим будет отправлена задача на согласование совещания или серии совещаний. В задачу вкладываются все связанные документы.
Выполнить задание по согласованию совещания и просмотреть вложенные документы также можно через мобильное приложение.
Примечания
1. Если во вложении задачи, отправленной по типовому маршруту «Согласование совещания», находится серия совещаний и отдельное совещание, согласовываться будет отдельное совещание.
2. Если при создании регулярного совещания не была согласована вся серия совещаний, каждое совещание серии будет автоматически отправляться на согласование участникам. Если серия была согласована, отдельные совещания не будут автоматически отправлены на согласование. При необходимости совещание можно отправить на согласование вручную, нажав на кнопку Согласовать совещание в карточке совещания.
Согласующие могут выполнить задание на согласование с одним из вариантов:
| • | Отклонить. При этом необходимо указать в тексте задания причину отказа от участия; |
| • | Предложить новое время. При этом откроется окно, в котором можно указать предлагаемую дату, время начала и длительность совещания. |
Примечание
Вариант выполнения Предложить новое время доступен только при согласовании отдельного совещания.
Если все согласующие подтвердили участие в совещании, оно будет утверждено и все согласующие получат уведомление об утверждении.
Если один или несколько согласующих отказались от участия в совещании или предложили новое время, при этом в параметре типового маршрута Уведомить о возражениях было выбрано значение Нет, совещание будет утверждено с изначальными параметрами, несмотря на возражения участников, и все согласующие, включая отказавшихся от участия, получат уведомление об утверждении.
Если один или несколько согласующих отказались от участия в совещании или предложили новое время, при этом в параметре типового маршрута Уведомить о возражениях было выбрано значение Да, инициатор получит уведомление о возникших возражениях.
После того как все участники выполнили свои задания, инициатор получает задание на доработку совещания. Возможные действия инициатора:
| • | изменить параметры проведения совещания в соответствии с возражениями участников и выполнить задание с результатом Согласовать повторно. При этом будут запрошены список согласующих и дата согласования; |
| • | утвердить совещание, несмотря на возражения участников, выполнив задание с результатом Утвердить. При этом совещание будет утверждено и проведено без согласующих, отклонивших приглашение. Все согласующие получат уведомления об утверждении совещания; |
| • | отменить совещание, выполнив задание с результатом Отменить совещание. При этом все согласующие получат уведомления об отмене совещания. |
При необходимости администратор системы может настроить типовой маршрут «Согласование совещания» таким образом, чтобы инициатор не получал задания на доработку совещания. Для этого в компоненте Типовые маршруты, в карточке типового маршрута «Согласование совещания», в параметре Требуется доработка необходимо установить значение Нет.
