Хранение транспортных накладных

В сервисе обмена Synerdocs реализована работа с транспортными накладными. Эти первичные документы предназначены для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождения груза при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. С версии 5.8 поддерживается хранение транспортных накладных в системе Directum.

При загрузке в Directum автоматически заполняется карточка транспортной накладной. А в содержимое документа с сервиса Synerdocs загружается печатная форма в формате PDF. Она содержит штамп с информацией о подписях документа.

Сотрудники могут пользоваться всеми преимуществами хранения транспортных накладных в системе Directum: разграничивать права доступа, искать документы по реквизитам, выгружать для отчетности и т.д.

Подробнее см. раздел «Хранение транспортных накладных».

Прием документов в нескольких подразделениях одной организации

В версии 5.8.1 появилась возможность принимать неформализованные документы, отправленные в несколько подразделений нашей организации через сервис Synerdocs. Эта возможность важна для корректной загрузки транспортных накладных, так как одна и та же накладная может поступить, например, в транспортно-логистическую компанию и водителю, которые могут быть оформлены как разные подразделения одной организации.

Теперь эта ситуация корректно обрабатывается. В систему загружается копия транспортной накладной для каждого подразделения организации.

Подробнее см. раздел «Загрузка транспортных накладных в Directum».

Удобная выгрузка документов по требованию ФНС

Федеральная налоговая служба (ФНС) при проведении камеральной или встречной налоговой проверки может отправить в организацию требование о предоставлении документов. В пунктах требования написано, какие документы необходимо предоставить. При формировании ответа нужно не только сформировать список документов, но и указать, к какому пункту относится каждый документ, например, 1.01, 1.02, и т.д. Если список пунктов большой, подготавливать информацию становится трудоемко.

Раньше документы выгружались из Directum общим списком в папку на диске. В Directum 5.8 пользователь может сформировать требуемую структуру папок с документами в системе, назвать их в соответствии с пунктами списка и выгрузить, сохранив структуру:

Теперь легко найти, к какому пункту требования относится документ, – ему соответствует название папки, в которой документ находится. Это упрощает предоставление документов в ФНС, в том числе через сервисы сдачи отчетности.

Подробнее см. раздел «Выгрузка первичных учетных документов».

Поддержка изменений законодательства

В версии Directum 5.8 реализована поддержка изменений законодательства в области межкорпоративного документооборота:

В Directum поддерживается полный цикл работы с документами новых форматов. Печатная форма универсального передаточного документа не изменилась.

Для корректного обмена документами с контрагентами рекомендуется обновить систему Directum до версии, поддерживающей работу с новыми форматами. Если от контрагентов поступили документы в новом формате до конвертации на версию 5.8, то для корректной работы с ними потребуются дополнительные действия после конвертации. Подробнее см. в инструкции по конвертации системы Directum на версию 5.8.

Быстрый поиск документов и сообщений

Расширены возможности поиска документов систем обмена и первичных учетных документов. Кроме того, теперь поиск выполняется в диалоговом окне – стало удобнее задавать нужные критерии. Например, теперь первичные документы можно искать по статусам обмена:

С помощью флажка Сохранять параметры можно сохранить введенные критерии поиска. Это удобно, если необходимо часто выполнять поиск по одним и тем же данным.

При активном обмене с контрагентами в справочнике Сообщения систем обмена накапливается большое количество записей. Чтобы ускорить его открытие, разработан диалог, который запрашивает критерии фильтрации.

Подробнее см. разделы «Поиск первичных учетных документов», «Поиск документов систем обмена» и «Сообщения систем обмена».

Улучшение механизма частичного подписания

В новой версии при выполнении задания на обработку контрагенту отправляется ответ только по документам, требующим подписания. А если есть замечания к документу, который не нужно подписывать, можно отправить контрагенту уведомление об уточнении по кнопке Запросить уточнение из карточки документа.

При этом уточнение отправляется только к текущему документу, остальные документы комплекта не затрагиваются. Отправить уведомление об уточнении документа можно в любой момент, даже если ответ по комплекту документов уже был отправлен контрагенту.

Подробнее см. раздел «Уведомление об уточнении».

Аннулирование исходящих документов

До версии 5.8.1 в системе Directum можно было принимать и обрабатывать входящие соглашения и уведомления об аннулировании. Теперь в десктоп-клиенте появилась возможность инициировать аннулирование исходящих документов.

Для этого сотрудник заносит в систему соглашение или уведомление об аннулировании из файла. Затем согласовывает по типовому маршруту «Согласование исходящих первичных учетных документов», после чего документ об аннулировании автоматически отправляется контрагенту. Дальнейшая обработка не отличается от работы с любым другим документом, передаваемым через систему обмена.

В обновлении доступно только создание соглашения из файла и отправка контрагенту. Генерация соглашения решается средствами заказной разработки, в зависимости от используемой системы обмена.

Подробнее см. раздел «Аннулирование исходящих документов».

© Компания Directum, 2020

Сообщество пользователей Directum