Новые возможности Directum 5.8

С версии Directum 5.8 заполнять данные о контрагентах в справочнике Организации стало значительно проще. Достаточно ввести один известный параметр и нажать на кнопку Заполнить реквизиты:

Для автоматического заполнения реквизитов юридических лиц используются данные ЕГРЮЛ, для индивидуальных предпринимателей – ЕГРИП. За поиск и заполнение реквизитов отвечает сервис www.companydata.directum24.ru. Чтобы сервис нашел организацию в реестре, необходимо заполнить ОГРН, ИНН или наименование. В результате поиска заполняется карточка контрагента.

Из карточки организации теперь можно проверить контрагента на добросовестность. Для этого достаточно заполнить ОГРН, ИНН или наименование организации и нажать на кнопку Сайт проверки. Результаты поиска по введенным данным открываются на сайте проверки контрагентов. Администратор может изменить как реквизиты поиска, так и сам ресурс для проверки организаций.

Подробнее см. раздел «Закладка «Организация».

Чтобы ускорить обработку задач, заданий и уведомлений, теперь на панели предпросмотра можно разместить прикладные действия, доступные на ленте, а также скрыть системные действия:

Настройки панели открываются из карточки блока или редактора схемы типового маршрута.

Для программной работы с действиями в компоненты Типовые маршруты и Блоки типовых маршрутов добавлено событие Предпросмотр.

Подробнее см. раздел «Действия на панели предпросмотра».

Настройка связей

В Directum 5.8 администратор может задавать ограничения на связывание документов с записями справочников и другими документами. Применить их можно как для всех справочников и видов документов, так и для конкретных, например, договорных.

Ограничения задаются в новом справочнике Настройки связей компонент. Администратор указывает минимальные права на компоненту, которые должны быть у пользователя, чтобы он мог создать или удалить связь:

Помимо этого, можно добавить ISBL-вычисления в событие, вызываемое при изменении связей. Например, с помощью вычислений запретить удалять связи после проведения документа в учетной системе или изменять комплект документов после отправки его на рассмотрение.

Для модуля «Управление договорами» разработаны вычисления, которые проверяют стадию жизненного цикла документа. Если документ подписан обеими сторонами или расторгнут, т.е. находится в стадии Действующий, Расторгнут, Прекращен или Исполнен, то разорвать связь договора с другими документами не получится.

Подробнее см. раздел «Настройка прав доступа на связывание объектов».

История добавления и удаления связей

Запись истории работы с объектами – важный аспект безопасности системы. В истории каждого из связываемых документов теперь фиксируется установка и разрыв связей между документами. Это помогает определить, кто и когда изменил связь.

Через справочник Настройки истории компонент администратор может включить или выключить фиксацию связей.

Подробнее см. раздел «Настройка истории работы с объектами».

Многие компании при работе с системой Directum дорабатывают стандартную прикладную разработку, чтобы она соответствовала их регламентам и бизнес-процессам. Однако впоследствии это усложняет обновление на новую версию: с одной стороны, необходимо сохранить свои наработки, с другой – воспользоваться новыми возможностями системы.

В обновлении 5.8.2 разработана «легкая» версия конвертера. С его помощью компании смогут обновиться на последнюю версию системы, сохранить свои изменения и избежать конфликтов собственной разработки со стандартной.

При конвертации обновляются модули «Инструменты Ario», «Обмен с контрагентами», «Финансовый архив», «Управление взаимодействием с клиентами», «Набор средств интеграции» утилиты администратора, а также общие компоненты, например, справочник Организации. При этом модули, которые чаще всего дорабатываются под потребности заказчика, останутся без изменений: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан и организаций» и «Управление показателями эффективности».

Конвертация с помощью обновленного конвертера доступна с версии 4.8. Поскольку конвертер не включает разработку веб-модулей и разработку для сервера NOMAD, он подойдет компаниям, не использующим в работе веб-клиент и мобильные решения Directum.

Если компании необходима полноценная конвертация всех модулей, можно, как и раньше, воспользоваться стандартной полной версией конвертера.

Подробнее см. инструкцию по конвертации системы с помощью Lite-версии конвертера, входит в комплект документации.

Правило извлечения фактов по умолчанию

В модуле «Инструменты Ario» правило извлечения фактов из документов зависит от их класса. Однако, в некоторых случаях документ может не получиться классифицировать с достаточной точностью. Кроме того, некоторые документы могут вовсе не выделяться в компании в отдельный класс. Теперь сервисы Ario могут автоматически извлекать информацию из документов, которые не удалось классифицировать с достаточной точностью или которые не выделяются в компании в отдельный класс. Для этого в справочнике Настройки Ario для обработки документов задается Правило по умолчанию для пустого класса:

Таким образом, из неклассифицированного документа можно извлечь наименование, ИНН и КПП организации, ее организационно-правовую форму, контактные данные и другую полезную информацию. Прикладной разработчик может настроить автоматическое заполнение полей карточки документа на основе извлеченных фактов.

Классификация документов жестких форм

Некоторые виды документов имеют жесткую форму, которая не меняется от одного документа к другому. Например, паспорт гражданина РФ. В версии 5.8.1, чтобы классифицировать паспорта, не нужно готовить набор паспортов для обучения классификатора. Достаточно нажать на кнопку на ленте карточки справочника Классификаторы Ario:

В результате в табличную часть «Созданные классы» добавляется класс «Паспорт гражданина РФ». Теперь паспорта будут корректно классифицироваться при занесении в систему.

Инструменты администратора

В версии 5.8.2 администратор получает уведомление, если:

Изменения сервисов Ario

Список документов, из которых сервисы Ario могут извлекать значимые данные, пополнился новыми. Теперь сервисы Ario извлекают факты из транспортных и товарно-транспортных накладных, а также экспедиторских расписок и транспортных железнодорожных накладных.

Кроме того, расширен перечень фактов, извлекаемых из ранее поддерживаемых видов документов:

В новой версии Directum Ario 1.7 поддерживается работа с брокером сообщений RabbitMQ, который обеспечивает взаимодействие всех сервисов Ario между собой. С помощью брокера доставка сообщений между сервисами гарантирована, даже если какой-то из сервисов недоступен.

Также в версии 1.7 появились два новых сервиса Ario:

В базовую поставку версии вошли новые обучаемые модели извлечения фактов для финансовых документов – акта, счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, товарной накладной, универсального корректировочного документа и универсального передаточного документа. Использование моделей повысило качество извлекаемых фактов на 20%. Модели можно самостоятельно дообучать с учетом особенностей документов вашей организации без использования заказной разработки.

Приложение AVIA

Приложение Ario Visual Image Annotator (AVIA) позволяет подготовить набор данных для обучения моделей извлечения фактов с помощью визуальной разметки документов. В новой версии в приложение добавлены семь новых наборов атрибутов для договоров и финансовых документов.

В документацию к AVIA добавлены рекомендации по разметке разных классов документов. Они содержат информацию о том, какие факты необходимо размечать, где они располагаются в типовых документах и каким базовым атрибутам AVIA соответствуют.

Кроме того, размечать документы теперь можно не только вручную, но и с помощью авторазметки при наличии в системе структурированных данных. Механизм автоматической разметки предназначен для упрощения разметки большого объема документов. В результате его запуска создается проект AVIA с уже размеченными документами. Можно больше не выделять факты вручную – достаточно проверить корректность размеченных документов.

Подробнее см. руководство по модулю «Инструменты Ario» и инструкцию по использованию приложения AVIA.

Раньше интеграция с офисными приложениями поддерживала работу только с одной системой. С Directum 5.8 неважно, в какой системе открыт документ, – интеграция будет доступна для всех. Также в офисных приложениях теперь возможны действия с разными экземплярами систем Directum: пользователь может выбрать, в какую систему занести договор из письма от клиента или в какой системе создать приложение по шаблону.

Администратор задает список систем, для которых настроена интеграция с офисными приложениями. При необходимости пользователь может изменить его в меню интеграции:

Если настроена интеграция с несколькими системами, то в меню интеграции пользователю доступен выпадающий список для выбора системы:

Подробнее см. раздел «Интеграция с Microsoft Office».

Работа с совещаниями

Чтобы заранее организовать свой день и распределить время на выполнение дел, руководителю надо знать, какие совещания запланированы на сегодня. Посмотреть предстоящие совещания легко прямо в приложении по пути на работу. Список совещаний в телефоне находится на специальной вкладке «Совещания».

Также посмотреть список ближайших совещаний, в которых участвует руководитель, можно на панели, доступной при работе с одной системой электронного документооборота на планшете.

Ознакомиться с подробной информацией по совещанию, например, посмотреть список всех участников, можно в карточке совещания.

Если результаты обсуждения фиксируются, например, на доске, ее фото можно добавить в систему прямо с мобильного устройства. Система свяжет новые документы с карточкой совещания, благодаря этому в нужный момент все сведения окажутся под рукой. Если во время совещания руководителю понадобилось уточнить некоторую информацию, он может легко прочитать содержимое документов, например, повестки или протокола, на вкладке Материалы.

Также в приложении просто отслеживать исполнение поручений по совещанию.

Удобная работа в приложении

В компаниях со сложными бизнес-процессами задачи могут иметь длинную переписку. Теперь разобраться в ней стало проще:

С версии 2.7.1 просматривать объемную переписку по заданиям стало еще удобнее. Теперь объемная переписка выглядит компактно за счет свернутого дерева:

Для смартфонов добавлено отображение времени последнего обновления. Ранее при запуске обновления вручную отображался только значок загрузки. Теперь достаточно провести по экрану вниз: сначала отобразится время последнего обновления данных, а затем – предложение запустить обновление.

Другие изменения

Ограничение попыток загрузки документов. Оптимизирован механизм фоновой загрузки документов. Если при загрузке или конвертации документа в PDF произошла ошибка, то система не будет повторять неудачное действие больше 3 раз. При этом, если пользователь открыл документ в приложении, изменилась карточка или содержимое документа, то система снова попытается загрузить документ.

Конвертация документов. Повышена стабильность работы сервера NOMAD благодаря ограничению количества одновременно конвертируемых документов. Вместо параллельного выполнения все запросы обрабатываются в порядке очереди и разделены на несколько потоков, количество которых ограничено. Таким образом, ограничивается максимальная нагрузка на сервер, создаваемая конвертацией.

Лог-файлы клиентских приложений. С версии NOMAD 2.14.1 администратор может принудительно запрашивать лог-файлы клиентских приложений. Благодаря этому можно более оперативно получить данные для анализа или передачи в службу поддержки Directum. Эта функция доступна для Directum Solo начиная с версии 2.7.1.

Push-уведомления в приложении для iOS. Начиная с версий Directum Solo 2.7 и NOMAD 2.14, будет использоваться новый сервис отправки push-уведомлений. Таким образом, для новых версий Solo администраторам не нужно обновлять push-сертификаты каждый год. Старый механизм отправки push-уведомлений перестанет действовать уже в ноябре 2020 года. До этого времени рекомендуем обновить сервер NOMAD на новую версию.

В версии 5.8:

В версии 5.8.1:

В версии 5.8.2 в связи с окончанием поддержки компанией Microsoft следующие версии продуктов оставлены для совместимости и не рекомендуются к использованию:

Подробнее см. документ «Типовые требования к аппаратному и программному обеспечению».