В процессе работы любой организации накапливается большой объем различных документов, например, приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции. При этом со временем становится все сложнее искать необходимые документы, поддерживать их актуальность, некоторые документы теряются. Для ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг. В результате управленческие решения принимаются не оперативно, в условиях недостаточности информации увеличиваются затраты на документооборот, что негативно сказывается на эффективности работы организации в целом.

Для решения названных проблем в системе DIRECTUM выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio и CorelDraw, звуки, видео). Для систематизированного хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на документы и другие папки.

Документ (электронный документ)

Объект системы DIRECTUM, состоящий из карточки и содержимого. В карточке хранятся значения основных реквизитов, например название, автор, дата и номер документа. В качестве содержимого документа может выступать любая текстовая, графическая или звуковая информация, например текст в формате приложения Microsoft Word или аудиозаписи в формате mp3.

В карточке документа хранятся значения основных реквизитов документа, таких как наименование, дата, номер, автор. Подробнее см. раздел «Карточка документа».

В тексте хранится содержимое документа. В качестве содержимого документа может выступать любая текстовая, графическая или звуковая информация, например, текст в формате приложения Microsoft Word или аудиозаписи в формате MP3. Текст документа хранится в формате того приложения, в котором он был создан. Подробнее см. раздел «Приложение-редактор документа».

Каждый документ относится к определенному виду и имеет определенный тип карточки. Подробнее см. раздел «Вид документа и тип карточки».

Тип карточки определяется на этапе создания документа и может быть изменен в окне состояния документа. Для разных видов документов в системе разработаны свои типы карточек. При этом несколько видов документов могут быть описаны с помощью одного типа карточки. Подробнее см. главу «Типы карточек документов».

В системе DIRECTUM предусмотрена возможность настраивать жизненные циклы документов. Жизненный цикл определяет возможные стадии документа и последовательность перехода между ними. Подробнее см. раздел «Жизненный цикл документа».

В настоящем разделе содержится информация о документах:

Описание действий с документами системы, которые можно выполнить, не выходя из приложений Microsoft Office и OpenOffice, см. в разделах «Интеграция с Microsoft Office» и «Интеграция с OpenOffice».

Продолжительность видео: 03:54.

 

© 2016 Компания DIRECTUM

Сообщество пользователей DIRECTUM