Копировать ссылку на страницу

Регулярное совещание представляет собой запись справочника Серии совещаний. Каждое совещание серии представляет собой отдельную запись справочника Совещания и заседания. Совещания по серии создаются автоматически в результате работы сценария Агент обработки регулярных совещаний.

Для корректной работы с регулярными совещаниями администратору необходимо настроить назначенное задание Windows для выполнения сценария Агент обработки регулярных совещаний.

Чтобы создать регулярное совещание:

1.Создайте запись справочника Серии совещаний и заполните поля в открывшейся карточке серии совещаний.

Щелкните для увеличения изображения

Щелкните для отображения или скрытия подробной информации Подробнее

*Тема. Тема регулярного совещания;
Инициатор. Инициатор совещания. По умолчанию указан текущий пользователь. При необходимости в качестве инициатора совещания можно указать другого пользователя;
Контролер. Сотрудник, который будет контролировать исполнение поручений по результатам совещаний;
Содержание. Описание регулярного совещания. Указанный текст будет занесен в единый протокол серии совещаний, если таковой будет создан;
Требуется согласование протокола. Если флажок установлен, после проведения каждого совещания серии инициатор совещания будет получать задание на подготовку протокола.
2.Перейдите на закладку «Участники» и укажите участников, председателя и секретаря совещания.
3.Перейдите на закладку «Повторение» и заполните параметры повторения совещания.

Щелкните для увеличения изображения

Щелкните для отображения или скрытия подробной информации Подробнее

Начало. Время начала совещаний;
Длительность (ч). Продолжительность совещаний;
Помещение. Место проведения совещаний.

Если установлен флажок Из справочника, помещение выбирается из справочника Резервируемые помещения. Если флажок не установлен, место проведения указывается вручную;

Зарезервировать для всех совещаний. Если флажок установлен, при первом запуске сценария Агент обработки регулярных совещаний будут зарезервированы помещения сразу для всех совещаний серии.

Если флажок не установлен, за установленное количество дней до проведения очередного совещания выбранное помещение будет автоматически зарезервировано. Количество дней, за которое будет создаваться резервирование, настраивается администратором в установках модуля.

Флажок доступен только при выборе помещения из справочника;

Тип периода. Периодичность проведения совещания. Возможные значения: День, Неделя, Месяц, Нет;
Повторять каждую (-ый). Периодичность повтора совещания. Зависит от значения поля Тип периода. Например, если в поле Тип периода установлено значение Неделя, а в поле Повторять каждую значение 1, совещание будет проводиться еженедельно;
Переносить с выходного. Перенос совещания с выходного дня, например, государственного праздника, до ближайшего рабочего дня в соответствии с календарем рабочего времени. Если на переносимый день это совещание уже назначено (например, если совещания проводятся ежедневно), совещание не будет перенесено. Возможные значения: Вперед, Назад, Не переносить;
Дата начала. Дата проведения первого совещания;
Дата окончания. Дата проведения последнего совещания либо дата, после которой совещания не будут создаваться. Если переключатель установлен, совещания будут создаваться до указанной в поле даты;
Кол-во повторений. Общее количество планируемых совещаний. Если переключатель установлен, совещания будут создаваться начиная с даты, указанной в поле Дата начала, количество раз, указанное в данном поле, в соответствии с настройками периодичности.

Примечание

Возможность создания регулярных совещаний в серии ограничивается двумя годами. При приближении срока окончания создания совещаний, инициатор получит уведомление, на основании которого может продлить срок проведения регулярного совещания.

4.Сохраните изменения.
5.Если необходимо согласовать регулярное совещание, на вкладке Главная в группе Серия совещаний нажмите на кнопку Согласовать.

Если согласована вся серия совещаний:

отдельные совещания не будут нуждаться в согласовании;
инициатор не будет получать задания на подготовку повестки совещаний;
в поле Состояние новых совещаний будет автоматически установлено значение Согласовано.

См. также

© 2016 Компания DIRECTUM Сообщество пользователей DIRECTUM