Прием и первичная обработка документов выполняется делопроизводителем и включает в себя следующие этапы:
| 1. | Получение почтовой корреспонденции, прием факсов и электронной почты, прием документов, доставленных курьером или переданных посетителями. |
Возможны следующие варианты поступления документов в организацию:
| • | бумажный документ, например, пришедший по почте, доставленный курьером или переданный посетителем; |
| • | сервисы обмена. В этом случае ответственный сотрудник получает задание на обработку документов из систем обмена. При необходимости перенаправляет задание делопроизводителю или создает подзадачу. Подробнее см. раздел «Обработка входящих документов». |
| 2. | Предварительная обработка документов. |
Делопроизводитель проверяет правильность доставки корреспонденции, вскрывает конверты, за исключением конвертов с пометкой «ЛИЧНО», и оценивает физическое состояние документов, проверяет наличие приложений. Если полученный документ имеет пометку «СРОЧНО», на нем проставляется время получения.
| 3. | Оценка необходимости регистрации документов. |
Регистрации подлежат документы, требующие учета или исполнения, независимо от способа их создания или получения. Например, входящие письма. Как правило, к документам, не требующим регистрации, относят:
| • | письма информационно-справочного характера; |
| • | поздравительные письма и телеграммы; |
| • | программы семинаров, совещаний и конференций; |
| • | печатные издания (книги, брошюры, журналы); |
| • | копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; |
| • | информационные материалы. |
После первичной обработки корреспонденции делопроизводитель приступает к регистрации документов.
Смотрите видеоролик Получение корреспонденции и регистрация документов.
