Обработка входящих документов
Contents
Когда входящие документы из систем обмена загружаются в Directum, ответственный за обмен получает задания на их рассмотрение. Если из Synerdocs поступила транспортная накладная, ответственный сотрудник получает задание на ее рассмотрение только после завершения документооборота.
Задания на рассмотрение входящих документов помещаются в управляемую папку ответственного за обмен «Из системы обмена».
Все полученные документы создаются с типом карточки «Документы систем обмена» и видом «Входящий документ», затем:
| • | формализованные документы автоматически приводятся к типу карточки и виду документа системы Directum, соответствующие типам документов системы обмена. Например, если установлен модуль «Финансовый архив», счет-фактура преобразуется к типу карточки Счета-фактуры и виду Входящий счет-фактура (если финансовый архив не установлен, то к типу карточки Документы произвольной формы и виду Счет-фактура). |
Если используется сервис обмена Synerdocs, дополнительно автоматически преобразуются транспортные накладные;
| • | неформализованные документы автоматически классифицируются сервисами Ario. Если модуль «Инструменты Ario» не используется или сервисы неверно классифицировали документы, то вид задается вручную. |
Примечания
1. Если документ поступил по ошибке, например, был адресован другой организации, и система автоматически изменила его вид, для его корректной обработки рекомендуется поменять вид и тип карточки документа вручную, например, на вид «Входящий документ» и тип карточки «Документы систем обмена». В противном случае, если потребуется заполнить в карточке документа нашу организацию, это не удастся сделать.
2. Если из сервиса обмена поступил документ неподдерживаемого типа, то он импортируется в систему как неформализованный документ, не требующий подписания. При этом в Directum загружается только основной документ. К примеру, если получена товарно-транспортная накладная из Synerdocs, в систему загружается только титул грузоотправителя, а ответные подписи и титулы не импортируются. Служебные документы не формируются.
Перед выполнением задания ответственный за обмен проверяет карточки документов и при необходимости изменяет значения полей. Пока не заполнены обязательные поля, нельзя принять документы или отказать в их подписании.
Ответственный за обмен принимает решение:
| • | если у ответственного есть полномочия на подписание входящих документов, он: |
| 1. | Подписывает нужные документы усиленной квалифицированной ЭП. Транспортные накладные загружаются в Directum только для хранения и не требуют обязательного подписания. Однако, при обработке рекомендуется подписать их, чтобы исключить возможность последующего изменения. |
| 2. | Выполняет задание с одним из результатов: |
| • | Принято – полученные документы подписаны или не требуют подписания. Контрагенту отправится ответ о подписании; |
| • | Принято частично – получено несколько документов, требующих подписания, и к некоторым из них есть замечания. По неподписанным документам запрашивается причина отказа. После этого контрагент получает ответы о подписании одних документов, и отказе в подписании других. |
Вариант выполнения недоступен, если система обмена не поддерживает частичное подписание документов или если получены только документы, не требующие подписания.
Если есть подписанные документы и используется модуль «Финансовый архив», то бухгалтер получает задание на занесение информации по документам в учетную систему. Подробнее о действиях бухгалтера см. раздел «Занесение документов в учетную систему»;
| • | если документы требуют подписания и их нужно согласовать внутри организации, а также если ответственный за обмен не владеет информацией, необходимой для заполнения карточек первичных учетных документов, он выполняет задание на обработку с результатом На согласование; |
| • | если к документам комплекта, требующим подписания, есть замечания, выполняет задание с результатом Отказано. В открывшемся окне указывает: |
| • | *Комментарий к отказу, который будет отображаться в системе обмена контрагента; |
| • | Сопроводительные документы, подтверждающие отказ. Можно выбрать только подписанные квалифицированной ЭП неформализованные документы. Для некоторых систем обмена отправка сопроводительных документов не поддерживается, например, для Диадок и СФЕРЫ Курьер. |
Контрагент получит ответ в виде отказа в подписании или уведомления об уточнении. Результат зависит от вида входящего документа и системы обмена. Например, при отказе в подписании неформализованного документа, требующего подписи, в Synerdocs отправится уведомление об уточнении, а в Диадок – отказ в подписании;
Примечание
Результат выполнения Отказано может быть недоступен. Например, если получены неформализованные документы, не требующие подписания, или получен счет-фактура.
| • | если документы поступили не тому сотруднику, выполняет задание с результатом Перенаправить. В открывшемся окне выбирает нового ответственного за рассмотрение: |
Примечание
Не создавайте новые версии для документов, требующих подписания, так как подписываться должна именно та версия, что была получена от контрагента. В противном случае ответ по таким документам не будет отправлен контрагенту.
При выполнении задания контрагенту отправляется ответ только по документам, требующим подписания. При необходимости в любой момент можно отправить контрагенту уведомление об уточнении из карточки документа, не требующего подписания.
Посмотреть формализованный документ в системе Directum можно в области предпросмотра либо по кнопке Печатная форма в карточке документа:
По кнопке Печатная форма выбранный документ открывается в формате PDF. Если документ получен через системы обмена, при открытии на него проставляется штамп с информацией о подписанте, сертификате подписания, достоверности подписи и использованной системе обмена. Следует учесть, если PDF-файл защищен от изменения, то штамп не поставится.
Чтобы распечатать документ со штампом, выгрузите его в локальную папку и распечатайте.
Для просмотра формализованных документов, выгруженных в локальную папку, используйте приложение DPAD Viewer. Приложение устанавливается автоматически вместе с клиентской частью системы Directum. Для корректного просмотра документы должны иметь расширение *.dpad и соответствовать формату, принятому Федеральной налоговой службой. Подробнее см. на официальном сайте Федеральной налоговой службы, статья «Об утверждении форматов первичных учетных документов».
| © Компания Directum, 2020 | Сообщество пользователей Directum |