Порядок обработки бумажного документа зависит от того, используется ли в организации служба ввода документов.
Используется служба ввода документов
Служба ввода позволяет автоматически заносить бумажные документы в систему. При этом для документа можно автоматически создавать и заполнять РКК. Для этого должен быть установлен и настроен модуль «Инструменты Ario».
Делопроизводитель:
| 1. | Сканирует бумажные документы. |
| 2. | Получает задание по типовому маршруту «Обработка документов из службы ввода». |
| 3. | Если используется модуль «Инструменты Ario», проверяет поля автоматически созданной и заполненной РКК. |
| 4. | Если модуль не используется: |
| a) | Изменяет вид и тип карточки документа. |
| b) | Заполняет поля карточки документа. |
| c) | На панели действий карточки нажимает на кнопку РКК, чтобы зарегистрировать документ. Поля РКК заполняются автоматически на основе информации из карточки документа и индивидуальных установок. |
|
Не используется служба ввода документов
Делопроизводитель:
| 1. | Создает РКК одним из способов: |
| • | переходит по ссылке Зарегистрировать входящий документ на обложке модуля. |
|
Если поступил оригинал документа, который раньше приходил по электронной почте или факсу и уже зарегистрирован, делопроизводитель:
| 1. | Отражает поступление оригинала в карточке существующей РКК в поле Примечание. |
| 2. | Отправляет уведомление о поступлении оригинала документа заинтересованным сотрудникам. |
| 3. | Передает поступивший оригинал документа туда, где он должен храниться. |
