Обработка входящих документов
Contents
Когда входящие документы из систем обмена загружаются в Directum, ответственный за обмен получает задания на их рассмотрение. Если из Synerdocs поступила транспортная накладная, ответственный сотрудник получает задание на ее рассмотрение только после завершения документооборота.
Задания на рассмотрение входящих документов помещаются в управляемую папку ответственного за обмен «Из системы обмена».
Все полученные документы создаются с типом карточки «Документы систем обмена» и видом «Входящий документ», затем:
| • | формализованные документы автоматически приводятся к типу карточки и виду документа системы Directum, соответствующие типам документов системы обмена. |
Если используется сервис обмена Synerdocs, дополнительно автоматически преобразуются транспортные накладные;
| • | неформализованные документы автоматически классифицируются сервисами Ario. Если модуль «Инструменты Ario» не используется или сервисы неверно классифицировали документы, то вид задается вручную. |
Примечания
1. Если документ поступил по ошибке, например, был адресован другой организации, и система автоматически изменила его вид, для его корректной обработки рекомендуется поменять вид и тип карточки документа вручную, например, на вид «Входящий документ» и тип карточки «Документы систем обмена». В противном случае, если потребуется заполнить в карточке документа нашу организацию, это не удастся сделать.
2. Если из сервиса обмена поступил документ неподдерживаемого типа, то он импортируется в систему как неформализованный документ, не требующий подписания. При этом в Directum загружается только основной документ. К примеру, если получена товарно-транспортная накладная из Synerdocs, в систему загружается только титул грузоотправителя, а ответные подписи и титулы не импортируются. Служебные документы не формируются.
Перед выполнением задания ответственный за обмен проверяет карточки документов и при необходимости изменяет значения полей. Пока не заполнены обязательные поля, нельзя принять документы или отказать в их подписании.
Ответственный за обмен выполняет задание с одним из результатов:
| • | Принято – полученные документы подписаны или не требуют подписания. Контрагенту отправится ответ о подписании. |
Если у ответственного за обмен есть полномочия на подписание входящих документов, он подписывает их усиленной квалифицированной ЭП и выполняет задание. Транспортные накладные загружаются в Directum только для хранения и не требуют обязательного подписания. Однако, при обработке рекомендуется подписать их, чтобы исключить возможность последующего изменения.
Если есть подписанные документы и используется модуль «Финансовый архив», то бухгалтер получает задание на занесение информации по документам в учетную систему. Подробнее о действиях бухгалтера см. раздел «Занесение документов в учетную систему».
Если документы нужно согласовать внутри организации, ответственный за обмен выполняет задание на обработку с результатом На согласование;
| • | Отказано – к документам комплекта, требующим подписания, есть замечания. Запрашивается причина отказа: |
В табличной части Сопроводительные документы можно приложить дополнительные документы, подтверждающие отказ. Выбрать можно только неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП. Для некоторых систем обмена отправка сопроводительных документов не поддерживается, например, для Диадок и СФЕРЫ Курьер.
Контрагент получит ответ в виде отказа в подписании или уведомления об уточнении. Результат зависит от вида входящего документа и системы обмена. Например, при отказе в подписании неформализованного документа, требующего подписи, в Synerdocs отправится уведомление об уточнении, а в Диадок – отказ в подписании.
Примечание
Если полученные документы не требуют подписания, результат выполнения Отказано недоступен.
| • | На согласование – документы требуют подписания и их нужно согласовать внутри организации, а также если ответственный за обмен не владеет информацией, необходимой для заполнения карточек первичных учетных документов; |
| • | Переадресовать – документы поступили не тому сотруднику. При выполнении задания с этим вариантом запрашивается новый ответственный за рассмотрение: |
| • | Принято частично – получено несколько документов, требующих подписания, и к некоторым из них есть замечания. По неподписанным документом запрашивается причина отказа. После этого контрагент получает ответы о подписании одних документов, и отказе в подписании других. |
Вариант выполнения недоступен, если система обмена не поддерживает частичное подписание документов или если получены только документы, не требующие подписания. Если есть подписанные документы и используется модуль «Финансовый архив», то бухгалтер получает задание на занесение информации по документам в учетную систему. Подробнее о действиях бухгалтера см. раздел «Занесение документов в учетную систему».
При выполнении задания контрагенту отправляется ответ только по документам, требующим подписания. При необходимости в любой момент можно отправить контрагенту уведомление об уточнении из карточки документа, не требующего подписания.
| © Компания Directum, 2020 | Сообщество пользователей Directum |