<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Межкорпоративный документооборот > Установка и настройка > Настройка модуля «Финансовый архив» > Роли и группы

Полномочия на подписание

Contents

Чтобы сотрудники могли подписывать первичные учетные документы усиленной квалифицированной ЭП, для них необходимо создать записи в справочнике Полномочия на подписание. Полномочия выдаются на подписание как электронных, так и бумажных скан-копий документов.

Полномочия используются для формирования основной информации по исходящим документам и ответной информации по входящим формализованным документам, требующим подписи получателя.

Создайте запись в справочнике для каждого утверждающего:

1.	Заполните поля:

2.	*Кому выдано полномочие на подписание, например, генеральному директору или бухгалтеру.

При выборе сотрудника автоматически заполняется поле *Наша организация. Если сотрудник может подписывать документы от другой организации, измените значение этого поля;

*Основание доверия подписанту («Должностные обязанности», доверенность, договор или иное). Документ, на основании которого работнику или физическому лицу выдано право подписывать документы определенного вида. По умолчанию поле заполняется подходящим документом в соответствии со Статусом утверждающего. Например, если статус Работник организации, то поле заполняется значением Должностные обязанности. Если полномочия выданы на другом основании, значение поля можно изменить;

4.	Номер и Дата документа-основания;

5.	Статус утверждающего. Заполняется только при обмене документами в электронном виде.

Например, если утверждающий занимается составлением и подписанием документации за другую организацию, то указывается статус Работник организации – составителя информации. Если все действия (выполнение хозяйственной операции, составление и подписание документов) выполняются в нашей организации, то указывается статус Работник организации.

Если подписываемый документ имеет формат, утвержденный Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, то при формировании ответной информации программно заменяются следующие статусы:

Прежний статус	Новый статус
Титул продавца (исполнителя)
Работник организации	Работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав)
Работник организации – составителя информации	Работник организации – составителя файла обмена информации продавца, если составитель файла обмена информации не является продавцом
Титул покупателя (заказчика)
Работник организации	Работник организации – покупателя
Работник организации – составителя информации	Работник организации – составителя файла обмена информации покупателя, если составитель файла обмена информации покупателя не является покупателем

Если статус не соответствует нашей организации, то при сохранении карточки справочника появляется соответствующее предупреждение;

6.	Основание доверия организации (доверенность, договор или иное). Заполняется, если статус утверждающего Работник иной уполномоченной организации.

7.	В табличной части заполните виды документов для подписания. Перейдите по ссылке:

•	Заполнить по умолчанию, если нужно выдать права на подписание всех видов документов;

•	Добавить виды документов, если требуется указать конкретные виды документов. В табличную часть добавляются виды с уточнением «Фактический» и «Корректировочный». К фактическим и корректировочным документам также относятся их исправления, т.к. для них задается одинаковая область полномочий.

Подробнее. Поля Уточнение и Область полномочий заполняются автоматически рекомендованными значениями.

Полужирным начертанием выделен номер области полномочий по умолчанию. Остальные номера областей полномочий, подходящие для видов документов, указаны в скобках.

Вид документа	Область полномочий
Входящий счет-фактура, фактический	3 (1, 2)
Входящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, фактический	3 (1, 2)
Входящий УПД с функцией первичного учетного документа, фактический	3 (1, 2)
Входящая накладная, фактическая	3 (1, 2)
Входящий акт, фактический	3 (1, 2)
Входящий счет-фактура, корректировочный	3
Входящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, корректировочный	3
Входящий УПД с функцией первичного учетного документа, корректировочный	3
Исходящий счет-фактура, фактический	6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
Исходящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, фактический	6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
Исходящий УПД с функцией первичного учетного документа, фактический	6 (0, 1, 2, 3, 4, 5)
Исходящая накладная, фактическая	3 (1, 2)
Исходящий акт, фактический	3 (1, 2)
Исходящий счет-фактура, корректировочный	6 (0, 3)
Исходящий УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, корректировочный	6 (0, 3)
Исходящий УПД с функцией первичного учетного документа, корректировочный	6 (0, 3)

Если в документе-основании указаны другие области полномочий, то измените значение поля Область полномочий вручную.

8.	Укажите Кем выдано полномочие, например, генеральным директором. Сотрудник прописан в документе-основании.

9.	Заполните сроки действия полномочия в полях Действует с и Действует по.

10.	Сохраните запись справочника. Сотрудник, которому выдали полномочия на подписание, автоматически заносится в группу пользователей «Подписанты первичных документов» и ему выдаются необходимые права группы.

Если сотрудник подписывает документы за две организации

Если сотрудник имеет право подписывать документы за две наши организации, при этом в системе Directum для него создана одна запись в справочнике Пользователи и две записи в справочнике Работники на каждую нашу организацию, выполните настройки:

1.	Выпустите два сертификата ЭП для подписания документов.

2.	Установите оба сертификата в карточку пользователя системы Directum и на его рабочий компьютер.

3.	Создайте две записи справочника Пользователи систем обмена.

4.	Добавьте один сертификат в карточку первого пользователя системы обмена, а другой сертификат – во вторую карточку.

5.	Создайте две записи в справочнике Полномочия на подписание:

•	в поле *Наша организация в первой карточке укажите одну нашу организацию, во второй – другую нашу организацию, за которую также требуется подписывать документы;

•	в поле Статус в обеих карточках укажите Работника организации.

Сообщество пользователей Directum