Закладка «Поручение»
Contents
Закладка содержит регистрационные данные поручения.
Если пользователь является исполнителем поручения или его замещающим, то поля карточки доступны только для просмотра. Автору, инициатору исполнения поручения, контролеру поручения или их замещающим поля карточки доступны для редактирования.
Общая информация по поручению:
*Содержание. Текст выданного поручения.
Ведущее. Ведущее поручение по отношению к текущему. Поле доступно для заполнения, если тип поручения Подчиненная резолюция. Как правило, заполняется автоматически при создании подчиненного поручения.
Автор. Автор выданного поручения. Выбирается из справочника Работники.
Срок. Плановая дата исполнения поручения.
Регистрационные данные:
Ссылка на основной документ. Отображается ссылка на основной документ, если таковой имеется. Например, если поручение создано по совещанию, отображается ссылка на протокол совещания.
*Тип поручения. Тип поручения в соответствии с иерархией работ, проводимых по документу. Возможные значения:
| • | Резолюция – поручение, передаваемое от руководителя на исполнение одному или нескольким сотрудникам. Создается из карточки РКК или при выполнении типового маршрута «Рассмотрение документа»; |
| • | Подчиненная резолюция – подчиненное поручение. Создается из карточки поручения или при отправке поручения на исполнение в рамках типового маршрута «Исполнение поручений»; |
| • | Проект резолюции – предварительное поручение; |
| • | Пункт – поручение, создаваемое для выполнения пункта приказа или распоряжения; |
| • | Устное поручение – устное поручение от руководителя. |
№ поручения. Порядковый номер поручения. Обязательно для заполнения, если в поле *Тип поручения указано значение Пункт.
Дата поручения. Дата создания поручения. Может заполняться текущей датой или датой предыдущего поручения в соответствии с настройками, установленными в desktop-клиенте.
*На контроле. Признак необходимости постановки поручения на контроль. Возможные значения: Да, Нет, Снято.
Особый контроль. Признак необходимости постановки поручения на особый контроль. Используется для важных поручений, например срочного рассмотрения договора. Задача, в которую вложено такое поручение, будет отмечена значком высокой важности.
Контролер. Сотрудник, ответственный за полноту и качество работ, выполненных по поручению.
Основание для снятия с контроля. Основание, при котором поручение считается выполненным.
Завершено. Дата выполнения работ или дата прекращения работ по поручению. Поле доступно только для просмотра. Автоматически заполняется датой отчета последнего из исполнителей. Если Дата отчета не указана или работы были прекращены, то поле заполняется текущей датой.
Периодическое. Признак того, что поручение требует многократного исполнения. Возможные значения: Да, Нет. Поле доступно только для просмотра.
Список исполнителей и наблюдателей по задаче на исполнение поручения, а также индивидуальные сроки, тексты поручений, отчеты и прочее.
Табличную части «Исполнители» можно заполнить с помощью ссылок:
| • | Заполнить из списка – заполнить таблицу исполнителей из справочника Списки работников. При переходе по ссылке открывается список записей справочника Списки работников, из которого нужно выбрать необходимую запись. Если список только один, то табличная часть заполнится автоматически данными из списка; |
| • | Заполнить по должности – занести в таблицу исполнителей всех работников с определенной должностью. При переходе по ссылке откроется окно, в котором необходимо указать вид должности. |
Подробнее см. раздел «Автоматическое заполнение списка рассылки».
*Подразделение. Структурное подразделение исполнителя. Поле заполняется автоматически после указания сотрудника в поле Исполнитель.
Исполнитель. Сотрудник, ответственный за исполнение поручения. Если конкретный исполнитель поручения неизвестен, укажите подразделение, к которому он может принадлежать, в поле *Подразделение.
Текст. Текст поручения конкретному исполнителю. Заполняется при вынесении резолюции по документу.
Срок исполнения. Срок выполнения работ конкретным исполнителем. Указывается дата больше текущей, но меньше даты исполнения всего поручения.
*Ответственный. Признак того, что исполнитель является ответственным по исполнению поручения. Возможные значения:
| • | Да – исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Отчет о результатах выполнения работ будет отправлен контролеру; |
| • | Нет – сотрудник является соисполнителем по поручению. Формируется подзадача к заданию ответственного исполнителя по поручению, который и будет контролировать выполнение работ. |
Отчет. Отчет исполнителя о проделанной работе. Поле заполняется после выполнения каждым исполнителем своего задания или, если исполнитель не автоматизирован, вручную делопроизводителем.
Статус исполнения. Стадия выполнения работ по поручению конкретным исполнителем. Возможные значения:
| • | Инициализация – поручение создано, но еще не отправлено; |
| • | В работе – работы по исполнению поручения ведутся. Назначается автоматически после отправки поручения исполнителям, для которых определен фактический исполнитель; |
| • | Исполнено – работы по поручению выполнены и приняты контролером. Если поручение не было на контроле, то сразу после выполнения задания исполнителем поручение будет иметь статус Исполнено; |
| • | На контроле – работы по поручению выполнены, но еще не приняты контролером. Создано задание для контролера на проверку полноты и корректности выполненных работ; |
| • | Прекращено – работы по исполнению поручения были прекращены. |
Дата отчета. Дата фактического выполнения поручения исполнителем. Поле заполняется вручную делопроизводителем, если пользователь не автоматизирован, либо автоматически при выполнении задания.
Фактический исполнитель. Пользователь, которому будет отправлена задача. Если исполнитель не автоматизирован, задача будет отправлена руководителю исполнителя или делопроизводителю, если руководитель тоже не автоматизирован.
Сформированный список исполнителей можно сохранить. Это сократит время на заполнение табличной части при последующей отправке поручений тем же сотрудникам. Если совпадений с записями справочника Списки работников нет, то станет активна ссылка Добавить в список.
Организация. Сторонняя организация, в которую передается поручение на исполнение, например, для выполнения поручения по обращению.
Контактное лицо. Внешний исполнитель из справочника Контактные лица организаций. Если заполнено поле Организация, в списке отобразятся только работники выбранной организации.
Уведомлять. Сотрудники, которые будут являться наблюдателями в задаче на исполнение работ по поручению. Например, руководителю исполнителя о том, что его подчиненный выполняет работы по поручению, или сотруднику отдела снабжения, чтобы уведомить о скорых поставках, если результатом поручения будет заключение договора. Выбирается из справочника Работники.
| © 2016 Компания DIRECTUM | Сообщество пользователей DIRECTUM |