Справочник предназначен для хранения информации о поручениях по РКК, обращениям и совещаниям.
Общая информация по поручению:
| • | Ведущее. Ведущее поручение по отношению к текущему. Поле доступно для заполнения, если тип поручения Подчиненная резолюция. Как правило заполняется автоматически при создании подчиненного поручения; |
| • | Автор. Автор выданного поручения. Может быть заполнено автоматически значением Автор поручения в индивидуальных установках модуля или соответствовать записи справочника Работники для текущего пользователя; |
| • | Срок. Плановая дата исполнения поручения. Автоматически указывается дата, равная количеству календарных дней в установке Срок исполнения от текущей даты. |
Регистрационные данные:
Ссылка на основной документ. Отображается ссылка на основной документ, если таковой имеется. Например, если поручение создано по совещанию, отображается ссылка на протокол совещания.
| • | *Тип поручения. Тип поручения в соответствии с иерархией работ, проводимых по документу. Возможные значения: |
| • | Резолюция – поручение, передаваемое от руководителя на исполнение одному или нескольким сотрудникам. Создается из РКК или при выполнении типового маршрута «Рассмотрение документа»; |
| • | Подчиненная резолюция – подчиненное поручение. Создается из карточки поручения, также при отправке поручения на исполнение в рамках типового маршрута «Исполнение поручений»; |
| • | Проект резолюции – предварительное поручение; |
| • | Пункт – поручение, создаваемое для выполнения пункта приказа или распоряжения; |
| • | Устное поручение – устное поручение от руководителя. |
| • | № поручения. Порядковый номер поручения. Обязательно для заполнения, если в поле *Тип поручения указано значение Пункт; |
| • | *На контроле. Признак необходимости постановки поручения на контроль. Возможные значения: Да, Нет, Снято. Может заполняться автоматически в соответствии с заданным значением На контроле в индивидуальных установках модуля; |
| • | Особый контроль. Признак необходимости постановки поручения на особый контроль. Задача, в которую вложено такое поручение, будет отмечена значком высокой важности; |
| • | Контролер. Сотрудник, ответственный за полноту и качество выполненных по поручению работ. Может заполняться автоматически в соответствии с заданным значением Контролер в индивидуальных установках модуля; |
| • | Основание для снятия с контроля. Основание, при котором поручение считается выполненным; |
| • | Завершено. Дата выполнения работ, либо дата прекращения работ по поручению. Поле доступно только для просмотра. Автоматически заполняется датой отчета последнего из исполнителей. Если Дата отчета не указана или работы были прекращены, то поле заполняется текущей датой; |
| • | Периодическое. Признак того, что поручение требует многократного исполнения. Возможные значения: Да, Нет. Поле доступно только для просмотра. Подробнее см. раздел «Периодические поручения». |
Список исполнителей и наблюдателей по задаче на исполнение поручения, а также индивидуальные сроки, тексты поручений, отчеты и проч.
| • | Табличную части «Исполнители» можно заполнить с помощью ссылок: |
| • | Заполнить из списка – заполнить таблицу исполнителей из справочника Списки работников. При переходе по ссылке открывается список записей справочника Списки работников, из которого нужно выбрать необходимую запись. Если список только один, то табличная часть заполнится автоматически данными из списка; |
| • | Заполнить по должности – занести в таблицу исполнителей всех работников с определенной должностью. При переходе по ссылке открывается окно «Установка фильтра», в котором необходимо указать вид должности; |
| • | Исполнитель. Сотрудник, выполняющий работы по поручению. Если конкретный исполнитель поручения неизвестен, укажите подразделение, к которому он может принадлежать, в поле *Подразделение; |
| • | *Ответственный. Признак того, что исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Возможные значения: |
| • | Да – исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Отчет о результатах выполнения работ будет отправлен контролеру; |
| • | Нет – сотрудник является соисполнителем по поручению. Формируется подзадача к заданию ответственного исполнителя по поручению, который и будет контролировать выполнение работ; |
| • | *Подразделение. Структурное подразделение исполнителя. Поле заполняется автоматически после указания сотрудника в поле Исполнитель. Является фильтратором поля Исполнитель. |
Если конкретный исполнитель поручения неизвестен, укажите подразделение, к которому он может принадлежать. Поручение будет отправлено на исполнение руководителю подразделения, который перенаправит его нужному сотруднику;
| • | Срок исполнения. Срок выполнения работ конкретным исполнителем. Указывается дата, больше текущей, но меньше даты, указанной в поле Срок; |
| • | Текст. Текст поручения конкретному исполнителю. Заполняется при вынесении резолюции по документу; |
| • | Дата отчета. Дата фактического выполнения поручения исполнителем. Поле заполняется автоматически при выполнении задания или вручную делопроизводителем, если пользователь не автоматизирован; |
| • | Отчет. Отчет исполнителя о проделанной работе. Поле заполняется после выполнения каждым исполнителем своего задания или, если исполнитель не автоматизирован, вручную делопроизводителем; |
| • | Статус исполнения. Стадия выполнения работ по поручению конкретным исполнителем. Возможные значения: |
| • | Инициализация – поручение создано, но еще не отправлено; |
| • | В работе – работы по исполнению поручения ведутся. Назначается автоматически после отправки поручения исполнителям, для которых определен фактический исполнитель; |
| • | Исполнено – работы по поручению выполнены и приняты контролером. Если поручение не было на контроле, то сразу после выполнения задания исполнителем поручение будет иметь статус Исполнено; |
| • | На контроле – работы по поручению выполнены, но еще не приняты контролером. Создано задание для контролера на проверку полноты и корректности выполненных работ; |
| • | Прекращено – работы по исполнению поручения были прекращены; |
| • | Фактический исполнитель. Пользователь, которому будет отправлена задача. Если исполнитель не автоматизирован, то задача будет отправлена руководителю исполнителя или делопроизводителю, если руководитель тоже не автоматизирован. |
Сформированный список исполнителей можно сохранить. Это сократит время на заполнение табличной части при последующей отправке поручений тем же сотрудникам. Если совпадений с записями справочника Списки работников нет, то станет активна ссылка Добавить в список. Подробнее см. раздел «Создание списка работников из карточки поручения»;
| • | Организация. Сторонняя организация, в которую передается поручение на исполнение, например, для выполнения поручения по обращению. Список организаций можно предварительно отфильтровать по юридическому наименованию, ИНН, населенному пункту и категории; |
| • | Контактное лицо. Внешний исполнитель из справочника Контактные лица организаций. Если заполнено поле Организация, в списке отобразятся только работники выбранной организации; |
| • | Уведомлять. Сотрудники, которые будут являться наблюдателями в задаче на исполнение работ по поручению. Например, руководителю исполнителя о том, что его подчиненный выполняет работы по поручению, или сотруднику отдела снабжения, чтобы уведомить о скорых поставках, если результатом поручения будет заключение договора. Выбирается из справочника Работники. |
Если пользователь является исполнителем поручения или его замещающим, то поля карточки доступны только для просмотра. Автору, инициатору исполнения поручения, контролеру поручения или их замещающим поля карточки доступны для редактирования.
Действия на ленте, вкладка Главная:
Создать из шаблона. При нажатии на кнопку откроется список доступных шаблонов. После выбора шаблона откроется карточка нового подчиненного поручения. Подробнее см. раздел «Заполнение поручения из шаблона».
Подчиненные поручения. Создание нового подчиненного поручения или просмотр существующих. При нажатии на кнопку откроется список подчиненных поручений или карточка нового поручения, если подчиненных поручений нет. Необходимо заполнить и сохранить карточку поручения. В результате создается новое поручение. Оно отображается в иерархии поручений на закладке «Контроль» как в связанной РКК (либо обращении или совещании), так и в карточке поручения.
Открыть РКК. Открытие регистрационно-контрольной карточки поручения. Если поручение создано по совещанию или обращению, вместо кнопки Открыть РКК отображается кнопка Совещание или Обращение соответственно. При нажатии на кнопку открывается карточка связанного совещания или обращения.
Сохранить и отправить. Формирование задачи для отправки поручения на исполнение по типовому маршруту, указанному в установке Исполнение поручений по РКК. Подробнее см. раздел «Исполнение поручений».
Запросить отчет. Запрос отчета у исполнителя по поручению. Подробнее см. раздел «Запрос отчета исполнителя по поручению».
Сканировать. Создание связанного документа путем сканирования внешнего документа.
Задания. Открытие списка заданий, в которые вложено поручение.
Настройки периодичности. Задание настроек периодического создания поручений на основе текущего. Подробнее см. раздел «Настройка периодичности существующего поручения».
Действия на ленте, вкладка Дополнительно:
Орфография. Проверка орфографии в полях Текст и Основание для снятия с контроля карточки поручения по РКК. Проверка орфографии может производиться автоматически в момент заполнения поля в соответствии с заданными индивидуальными установками.
. Выберите нужную запись или создайте новую. Подробнее см. раздел «Автотексты в карточках справочников и документов»;