<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Веб-клиент > Веб-модули > Веб-модуль «Финансовый архив» > Входящие документы > Электронные документы

Обработка документов

Contents

Когда входящие документы из систем обмена загружаются в Directum, ответственный за обмен получает задания на их рассмотрение. Если из Synerdocs поступила транспортная накладная, ответственный сотрудник получает задание на ее рассмотрение только после завершения документооборота.

Задания на обработку помещаются в управляемую папку «Из системы обмена» или во «Входящие», если управляемая папка не настроена.

Полученные документы создаются с типом карточки «Документы систем обмена» и видом «Входящий документ», затем:

•	формализованные документы автоматически приводятся к типу карточки и виду документа системы Directum, соответствующие типам документов системы обмена. Например, счет-фактура преобразуется к типу карточки Счета-фактуры и виду Входящий счет-фактура.

Если используется сервис обмена Synerdocs, дополнительно автоматически преобразуются транспортные накладные;

•	неформализованные документы автоматически классифицируются сервисами Ario. Если модуль «Инструменты Ario» не используется или сервисы неверно классифицировали документы, вид задается вручную.

Примечания

1. Если документ поступил по ошибке, например, был адресован другой организации, и система автоматически изменила его вид, для его корректной обработки рекомендуется поменять вид и тип карточки документа вручную, например, на вид «Входящий документ» и тип карточки «Документы систем обмена». В противном случае, если потребуется заполнить в карточке документа нашу организацию, это не удастся сделать.
2. Если из сервиса обмена поступил документ неподдерживаемого типа, то он импортируется в систему как неформализованный документ, не требующий подписания. При этом в Directum загружается только основной документ. К примеру, если получена товарно-транспортная накладная из Synerdocs, в систему загружается только титул грузоотправителя, а ответные подписи и титулы не импортируются. Служебные документы не формируются.

Перед выполнением задания ответственный за обмен проверяет карточки документов и при необходимости изменяет значения полей. Пока не заполнены обязательные поля, нельзя принять документы или отказать в их подписании.

Ответственный за обмен принимает решение:

Если требуется подписать документы и есть полномочия на подписание

1.	Проверьте оформление документов через предпросмотр задания. Для универсальных передаточных документов заполните второй титул документа (продавца/исполнителя). Для этого нажмите на кнопку Ответная информация.

2.	Подпишите нужные документы усиленной квалифицированной ЭП. Транспортные накладные загружаются в Directum только для хранения и не требуют обязательного подписания. Однако, при обработке рекомендуется подписать их, чтобы исключить возможность последующего изменения.

3.	Выполните задание с одним из результатов:

•	Принято – полученные документы подписаны или не требуют подписания. Контрагенту отправится ответ о подписании;

•	Принято частично – получено несколько документов, требующих подписания, и к некоторым из них есть замечания. По неподписанным документом запрашивается причина отказа. После этого контрагент получает ответы о подписании одних документов, и отказе в подписании других.

Если система обмена не поддерживает частичное подписание, при нажатии на кнопку Принято частично появится соответствующая ошибка. В этом случае откажите по всем документам либо подпишите все документы.

Если от контрагента поступило несколько документов и среди них есть счета-фактуры или УПД, не требующие подписания, но к ним есть замечания:

1.	По документам, не требующим подписания, к которым есть замечания, отправьте уведомление об уточнении. Для этого нажмите на кнопку Запросить уточнение в карточке документа.

2.	Подпишите документы, к которым нет замечаний.

3.	Если остались документы, требующие подписания, но к которым есть замечания, выполните задание с результатом Принято частично. Если таких документов нет – с результатом Принято.

4.	В случае частичного подписания заполните причину отказа по неподписанным документам.

Если требуется подписать документы, но нет полномочий на подписание

Выполните задание с результатом На согласование, чтобы отправить документы на согласование внутри организации.

Чтобы согласовать документы по произвольному типовому маршруту:

•	создайте задачу, вложите документы, выберите нужный типовой маршрут и стартуйте задачу;

•	дождитесь результатов согласования и затем выполните задание на обработку входящих документов.

Если к документам комплекта, требующим подписания, есть замечания

Выполните задание с результатом Отказать. В открывшемся окне укажите:

•	*Комментарий к отказу, который будет отображаться в системе обмена контрагента;

•	Сопроводительные документы, подтверждающие отказ. Можно выбрать только подписанные квалифицированной ЭП неформализованные документы. Для некоторых систем обмена отправка сопроводительных документов не поддерживается, например, для Диадок и СФЕРЫ Курьер.

Контрагент получает ответ в виде отказа в подписании или уведомления об уточнении. Результат зависит от вида входящего документа и системы обмена. Например, если требовалось подписать УПД с функцией первичного учетного документа, то при отказе в подписании в Synerdocs отправляется уведомление об уточнении, а в Диадок – отказ в подписании.

Примечание

Если полученные документы не требуют подписания, результат выполнения Отказано недоступен.

Если документы поступили не тому сотруднику

Выполните задание с результатом Переадресовать. В открывшемся окне выберите нового ответственного:

Примечание

Не создавайте новые версии для документов, требующих подписания. Подписываться должна версия, полученная от контрагента, иначе контрагент не получит ответ по таким документам.

Посмотреть формализованный документ в системе Directum можно в области предпросмотра либо по кнопке Печатная форма в карточке документа:

При выполнении задания контрагенту отправляется ответ только по документам, требующим подписания. При необходимости, как до, так и после выполнения задания, можно отправить контрагенту уведомление об уточнении из карточки документа, не требующего подписания.

По кнопке Печатная форма выбранный документ открывается в формате PDF. На документ проставляется штамп с информацией о подписанте, сертификате подписания, достоверности подписи и использованной системе обмена. Следует учесть, если PDF-файл защищен от изменения, то штамп не поставится.

Примечание

В Directum универсальные передаточные документы с функцией счета-фактуры отображаются для просмотра в форме Постановления Правительства РФ №1137.

Чтобы распечатать документ со штампом, выгрузите его в папку и распечатайте.

Если контрагент по ошибке отправил комплект, например, не тому адресату, он может инициировать его аннулирование. В этом случае на обработку придет соглашение об аннулировании или уведомление об аннулировании. Подробнее см. порядок обработки аннулированных документов в разделе «Аннулирование документов контрагентом».

Сообщество пользователей Directum