Отправка и контроль возврата документа
Contents
Инициатор задачи по согласованию документа получает задание на его отправку:
| • | если документ нужно отправить через системы обмена, выполните задание. |
В открывшемся окне заполните параметры отправки документов и нажмите на кнопку OK. Документ отправится автоматически. Подробнее см. раздел «Отправка документов адресату».
Стадия жизненного цикла документа меняется на «Согласование контрагентом». Инициатор задачи получает уведомление о том, что документ согласован и отправлен.
Затем инициатор получит задание на контроль возврата документов от контрагента. Дата возврата – 10 рабочих дней.
В процессе согласования документов с контрагентом можно отслеживать, в каком состоянии находятся документы в системе обмена. Текущее состояние документа отображается в его карточке в поле Статус обмена. Чтобы подробнее ознакомиться с информацией о статусе и со списком документов, созданных при обмене, можно сформировать отчет по одноименной ссылке, расположенной также на карточке документа.
Если документ требует подписания, после получения документов в системе обмене контрагент подписывает документ или отказывает в его подписании.
В случае отказа в подписании хотя бы одного отправленного документа, инициатор задачи получит задание на доработку документов. Инициатор уведомляет заинтересованных сотрудников об отказе в подписании, дорабатывает документы и выполняет задание. Затем отправляет документы контрагенту, при необходимости вновь согласовав их внутри организации. Подробнее см. раздел «Доработка документов при отказе в подписании»;
| • | если документ нужно отправить другим способом, например, почтой или факсом, отправьте документ самостоятельно либо передайте его ответственному сотруднику, затем выполните задание. |
Если документ требует подписания, при выполнении задания в открывшемся окне «Контроль возврата документа»:
| 1. | Укажите сотрудника, который будет контролировать возврат документа, и планируемую дату возврата. |
По умолчанию в качестве ответственного сотрудника выступает инициатор согласования, дата возврата – 21 рабочий день.
| 2. | Нажмите на кнопку OK. |
Стадия жизненного цикла документа меняется на «Согласование контрагентом».
Ответственный сотрудник получает задание на контроль возврата документа. Если документ отправлен нескольким контрагентам, сотрудник получит отдельные задания на возврат документов от каждого контрагента.
Примечание
Для удобства все задания на контроль возврата документов попадают в управляемую папку «Контроль возврата», если администратор включил ее для пользователей.
Чтобы проконтролировать возврат бумажного документа в организацию:
| 1. | Дождитесь возвращения документа от контрагента. |
| 2. | Откройте задание из управляемой папки «Контроль возврата» и выполните его с одним из результатов: |
| • | Подписано, если контрагент подписал бумажный экземпляр документа. Стадия жизненного цикла документа изменится на «Действующий»; |
| • | Отказано, если контрагент отказал в подписании. Стадия жизненного цикла документа изменится на «Прекращен»; |
| • | Прекратить, если в контроле возврата нет необходимости. |
| © Компания Directum, 2020 | Сообщество пользователей Directum |