В качестве передаточного учетного документа могут прийти акты, накладные, универсальные передаточные документы, универсальные корректировочные документы и исправления на них со статусом 1 и 2.
При получении задания на согласование передаточного учетного документа согласующие, например, ответственный за приемку товара или работ, знакомится с документом в предпросмотре или по кнопке Печатная форма в карточке документа. Если документ получен через систему обмена, при открытии печатной формы на него проставляется штамп с информацией о подписанте, сертификате подписания, достоверности подписи и использованной системе обмена.
Для ознакомления со всей цепочкой документов комплекта, включая исправления и корректировки, нажимает на кнопку 
Комплект. Цепочка документов выстраивается в хронологическом порядке от создания документа-основания.
При необходимости согласующий заполняет поля карточки документа:
| 1. | Заполняет титул продавца (исполнителя): |
Для электронных формализованных документов
| • | Договор, на основании которого выписан передаточный учетный документ; |
| • | Счет-фактура, составленный на основании текущего передаточного учетного документа. При нажатии на кнопку  открывается список счетов-фактур, у которых с текущим документом совпадают значения полей Контрагент, Наша организация, Договор. При этом учитывается значение поля *Вид документа: для входящих документов в список попадут входящие счета-фактуры, для исходящих – исходящие. Поле заполняется автоматически для актов, накладных, универсальных передаточных и корректировочных документов формата 2016 года, а также для универсальных передаточных документов формата 2019 года; |
| • | Примечание к документу, если требуется. |
В поле Статус обмена отображается текущее состояние документа в системе обмена. Поле заполняется только для документов, которыми обменивались через системы обмена. Чтобы подробнее ознакомиться с информацией о статусе и со списком документов, формируемых при обмене, согласующий переходит по одноименной ссылке.
|
Для бумажных документов
| • | *Вид документа, *№ документа и *Дата документа; |
| • | Дата отгрузки товара покупателю (заказчику); |
| • | Организация и Подписант контрагента, от которого пришел документ; |
| • | Наша Организация и Подписант; |
| • | Договор, на основании которого выписан передаточный учетный документ; |
| • | Исходный документ. Документ, на основании которого сформирован текущий. Для универсальных корректировочных документов можно указать несколько документов. Поле недоступно для заполнения, если по документу нет исправлений. Подробнее см. раздел «Рекомендации по заполнению»; |
| • | Счет-фактура, составленный на основании текущего передаточного учетного документа; |
| • | Содержание операции. Подтверждение передачи товара или оформления услуг; |
| • | Сумма. Стоимость товаров (услуг) с учетом налога на добавленную стоимость (НДС); |
| • | Сумма НДС. Сумма налога на добавленную стоимость; |
| • | Валюта, в которой оплачивается товар или услуга; |
| • | Примечание к документу, если требуется; |
| • | Дела, в которых хранится документ. |
|
Подробнее. Остальные поля заполняются автоматически при приеме документа.
| • | *Уточнение к документу. Возможные значения: |
| • | Нет – исходный первичный учетный документ; |
| • | Исправленный документ – создается, если в исходном документе найдена ошибка. Например, неверно указаны реквизиты сторон или допущена опечатка; |
| • | Корректировочный документ – создается при изменении стоимости реализованных товаров, производственных работ, оказанных услуг; |
| • | Исправленный корректировочный документ – создается, если в корректировочном документе обнаружена ошибка. |
Значение по умолчанию Нет;
| • | Занесен в УС. Время последней синхронизации документа Directum с 1С; |
| • | Исходный документ. Документ, на основании которого сформирован текущий. Для универсальных корректировочных документов можно указать несколько документов. Поле недоступно для заполнения, если документ не является исправлением или корректировкой. Подробнее см. раздел «Рекомендации по заполнению». |
|
| 2. | Нажимает на кнопку  Ответная информация и заполняет титул покупателя (заказчика): |
Для универсальных передаточных документов и документов о передаче товаров
| • | Груз получил. Сотрудник нашей организации, получивший груз. Поле обязательно для заполнения, если лицо, принявшее товар (получившее груз), не совпадает с лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, в соответствии с Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@; |
Поля *Подписант нашей организации и *Содержание операции заполняются автоматически.
|
Для документов о передаче результатов работ
| • | *Подписант нашей организации и *Содержание операции заполняются автоматически данными с первого титула продавца (исполнителя); |
| • | Дата получения вещи и Сведения о получении вещи, изготовленной по договору подряда. |
|
Для ТОРГ-12
| • | *Подписант нашей организации. Заполняется автоматически с первого титула продавца (исполнителя); |
| • | Груз получил. Официальный представитель нашей организации, получивший товар или груз. Как правило, это юридическое лицо по доверенности или по уставу. Поле обязательно для заполнения, если лицо, принявшее товар, не совпадает с лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, в соответствии с Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@; |
| • | Груз принял. Сотрудник нашей организации, который принял товар или груз. Например, завхоз. В дальнейшем он передает товар грузополучателю; |
| • | Дата доверенности и № доверенности, на основании которой сотрудник принял документы; |
| • | Кем выдано. Сотрудник, от лица которого выдана доверенность. |
|
Для актов
| • | *Подписант нашей организации. Заполняется автоматически с первого титула продавца (исполнителя); |
| • | Акт принял. Сотрудник нашей организации, ответственный за проверку оказанных услуг, выполненных работ и за принятие акта; |
| • | Дата доверенности и № доверенности, на основании которой сотрудник принял документы; |
| • | Кем выдано. Сотрудник, от лица которого выдана доверенность. |
|
Примечания
1. Для входящих электронных документов, не требующих подписи, а также бумажных документов ответная информация не заполняется. В этих случаях появится соответствующее предупреждение.
2. Поля в карточке и тексте документа выделяются цветом, если документ находится на проверке ответственным сотрудником. Подробнее см. раздел «Проверка карточек документов».
