<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Ввод и обработка документов > Проверка обработанных документов

Проверка документов

Contents

Документы могут заноситься в систему Directum по одному или комплектом из нескольких документов. Например, комплект может состоять из договора и приложений к договору. Если система определила в комплекте основной документ, то остальные документы комплекта связываются с основным. Если комплект документов обработан сервисами Ario, то для основного документа комплекта создается РКК.

Порядок проверки занесенных документов зависит от их типа. В одном комплекте могут быть документы разного типа:

Документы обработаны сервисами Ario

Если в организации используется модуль «Инструменты Ario», то документы автоматически классифицируются, из них извлекается информация, заполняются карточки документов. Например, таким образом могут быть обработаны входящие письма, договорные и первичные учетные документы.

Проверьте документы:

1.	Если вид или тип карточки документов определены неверно, выберите документ в области вложений и измените их с помощью кнопки Сменить вид на ленте задания.

2.	Если для входящего письма зарегистрирована РКК, откройте ее. После проверки РКК изменения автоматически синхронизируются в карточку документа.

Если в систему занесен договор или первичный учетный документ, откройте его карточку.

Может оказаться, что в системе уже существует РКК с аналогичными реквизитами. В этом случае новая РКК не создается, в тексте задания указано, что найдены дубли. Если документ действительно уже зарегистрирован, удалите занесенный документ.

3.	Проверьте корректность автоматически заполненных полей:

Факты, которые сервисы Ario извлекли из текста, выделены цветом в карточке и документе. По умолчанию зеленым цветом выделяются факты, которые с большой долей вероятности извлечены верно, а желтым – факты, на которые нужно обратить особое внимание. Администратор может изменить эти цвета.

Если поле заполнено неверно, поправьте его значение.

Примечание

Чтобы в карточке отображалась панель предпросмотра, на ленте карточки нажмите на кнопку Предпросмотр.

4.	Сохраните РКК или карточку документа.

5.	Аналогично проверьте карточки других обработанных документов.

Когда пользователь редактирует карточку, система обучается. Например, из текста документа извлечен факт – название организации с опечаткой «Новая потча ООО». Пользователь изменил значение поля на «Новая почта ООО», выбрав запись справочника Организации. В результате при извлечении аналогичного факта из другого документа название организации заполнится не значением с опечаткой «Новая потча ООО», а значением, которое чаще выбиралось пользователями.

Документы имеют штрихкод DIRECTUM или учетной системы

На документ, вложенный в задание, может быть нанесен штрихкод Directum или штрихкод учетной системы. Например, если в нашу организацию вернулся бумажный документ, подписанный контрагентом. В этом случае:

•	создается новая версия, если документ уже есть в системе;

•	создается новый документ, если такого документа в системе еще нет.

Проверьте документы:

1.	Убедитесь, что документ или версия документа созданы корректно. Например, убедитесь, что от контрагента вернулись все страницы документа.

2.	Если документ имеет неверный вид или тип карточки, выберите документ в области вложений и измените их с помощью кнопки Сменить вид на ленте задания.

Подробнее о работе с официальными, договорными и первичными учетными документами см. в руководствах по модулям «Канцелярия», «Договоры» и «Финансовый архив».

Прочие документы

В задание на проверку могут быть вложены документы, на которых нет штрихкодов или которые не были обработаны сервисами Ario. Например, если документ имеет неподдерживаемое расширение.

Проверьте занесенные документы. Если документ имеет неверный вид или тип карточки, выберите документ в области вложений и измените их с помощью кнопки Сменить вид на ленте задания.

Как правило, после занесения в систему работа с документами продолжается. Определите, что нужно сделать с документами, и передайте их на дальнейшую обработку, например, на рассмотрение, согласование или помещение в дело. Подробнее см. в руководствах по модулям «Канцелярия», «Договоры» и «Финансовый архив».

Сообщество пользователей Directum