Папки
Contents
Папки позволяют структурировать информацию об объектах системы и выделяются, как правило, по тематическому принципу. Например, позволяют группировать документы, задачи, задания по темам и часто являются одним из способов поиска документов в системе DIRECTUM.
Каждая папка имеет один из следующих типов: «Документы», «Задачи», «Задания», «Компоненты», «Любые объекты». Подробнее см. раздел «Типы папок».
В системе DIRECTUM есть пять предопределенных папок, которые не могут быть удалены: «Входящие», «Исходящие», «Избранное», «Общая папка» и «Компоненты». Эти папки образуют первый уровень дерева всех папок системы DIRECTUM. Подробнее см. раздел «Предопределенные папки».
Рекомендации по работе с папками:
| • | название папки должно быть содержательным, а не только в контексте конкретной папки, например, «Инструкции по работе с системой DIRECTUM», а не просто «Инструкции». Это позволит правильно оценить содержание папки при обращении через поиск; |
| • | название папки должно начинаться с заглавной буквы без пробелов в начале, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную сортировку подпапок внутри одной папки; |
| • | иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол); |
| • | количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника системы. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок; |
| • | для каждой папки должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов; |
| • | за размещение документа в общей папке отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов). Если у пользователя нет прав на изменение нужной папки, то он может отправить ссылку на документ ответственному за папку; |
| • | для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить. Так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней. |
В системе для папок доступны действия:
Существует возможность настраивать автоматический поиск содержимого папок по заданным критериям. Подробнее см. раздел «Задание критериев для папки поиска».
Продолжительность видео: 03:22.
| © 2016 Компания DIRECTUM | Сообщество пользователей DIRECTUM |