Чтобы создать совещание:
| 1. | Создайте запись справочника Совещания и заседания и заполните поля в открывшейся карточке совещания. |
Подробнее
| • | Серия совещаний. Заполняется, если совещание является частью серии совещаний. Для упрощения создания совещания при выборе серии автоматически заполнятся некоторые данные в карточке совещания, например, тема совещания, инициатор, контролер, участники; |
| • | Дата и время. Дата проведения и время начала совещания; |
| • | Длительность (ч). Продолжительность совещания в часах; |
Примечание
При сохранении карточки совещания проверяется соответствие указанной даты, времени начала и длительности совещания календарю рабочего времени.
| • | Место проведения. Помещение, в котором планируется провести совещание. Если необходимо зарезервировать помещение, нажмите на кнопку Резервирование. При этом: |
| a) | если в карточке совещания поля *Тема, Дата и время, Длительность (ч), Место проведения заполнены, то создается резервирование в календаре резервирования помещений с указанными параметрами. Блок текущего резервирования будет выделен оранжевым цветом; |
| b) | если в карточке совещания поля *Тема, Дата и время, Длительность (ч), Место проведения не заполнены, то создается резервирование в календаре резервирования помещений с параметрами по умолчанию: *Инициатор – текущий пользователь, *Описание – Совещание, Помещение – помещение, указанное пользователем при предыдущем резервировании, *Дата и время – текущий день и время, округленное до ближайшего целого часа; *Продолжительность – 1; |
| • | Инициатор. Инициатор совещания. По умолчанию указан работник текущего пользователя. При необходимости в качестве инициатора совещания можно указать другого работника; |
| • | Повестка. Вопросы, по которым на совещании будет вестись обсуждение. Поля таблицы: |
| a) | *Текст вопроса. Краткое содержание вопроса повестки совещания; |
| b) | Выступающий. Сотрудник, который будет выступать на совещании по данному вопросу. Выбирается из справочника Работники; |
| c) | Время выступления (мин). Время выступления в минутах. |
|
| 2. | Перейдите на закладку «Участники»: |
| 3. | Укажите работников, которые будут выступать в роли председателя и секретаря на совещании. |
| 4. | Укажите участников совещания. |
Список участников можно заполнить с помощью ссылки Заполнить участников из рабочей группы. При нажатии на ссылку открывается справочник Рабочие группы, в котором необходимо выбрать нужную запись.
Чтобы указать участников совещания вручную, заполните табличную часть.
Подробнее
| • | *Участник. Лицо, которое будет принимать участие в совещании. |
Если в поле *Тип участника указаны значения Работник или Контактное лицо, значение поля будет выбираться из справочников Работники или Контактные лица организаций соответственно.
Если в поле *Тип участника указано значение Произвольный, поле необходимо заполнить вручную;
| • | *Тип участника. Возможные значения: |
| a) | Работник – сотрудник нашей организации; |
| b) | Контактное лицо – контактное лицо организации; |
| c) | Произвольный – лицо, не записанное в справочниках Работники и Контактные лица организаций, присутствие которого планируется на совещании; |
| • | Тип оповещения. Способ, с помощью которого участник совещания будет оповещен о его проведении. Возможные значения: |
| a) | Задание – связь осуществляется посредством задач и заданий системы DIRECTUM. Можно использовать только для автоматизированных работников; |
| b) | E-mail – связь осуществляется посредством электронных писем; |
| c) | Другой – любым другим способом, например, с помощью телефонных звонков; |
| • | Контактная информация. Контактная информация об участнике совещания. Для участников с типом оповещения E-mail существуют особенности заполнения поля: |
| a) | для участников с типом Работник поле автоматически заполняется значением адреса электронной почты, указанным в карточке справочника Работники в поле Рабочий email; |
| b) | для участников с типом Контактное лицо поле автоматически заполняется значением адреса электронной почты, указанным в карточке справочника Контактные лица организаций в поле E-mail. |
При заполнении поля вручную можно указать несколько электронных адресов для участника совещания, разделив их символом «;».
|
| 6. | На вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку  Повестка для формирования повестки совещания или выбора существующего документа в качестве повестки. |
| 7. | Если это необходимо, на вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку Протокол для формирования протокола или выбора существующего документа в качестве протокола. |
| 8. | На вкладке Главная в группе Документы нажмите на кнопку  Материалы, если необходимо связать с совещанием какие-либо документы. |
Если у совещания есть повестка или протокол, они отображаются в списке связанных документов.
| 9. | Если совещание не требует согласования, можно ознакомить участников с материалами предстоящего совещания. Для этого нажмите на кнопку  Ознакомить с материалами. Откроется новая задача, при старте которой участники совещания получат уведомления с вложенными материалами для ознакомления. |
| 10. | На вкладке Главная в группе Совещания нажмите на кнопку Согласовать совещание, чтобы создать задачу на согласование совещания. Задача на согласование может быть отправлена только автоматизированным участникам совещания. |
