Согласование служебных записок
Contents
Чтобы доложить работодателю важное сообщение, оповестить о текущем положении дел в организации, объяснить причины происшествия или задать важные вопросы по поводу материально-технического или информационного обеспечения, работник оформляет служебную записку.
Каждая служебная записка должна быть согласована с вышестоящим должностным лицом, например руководителем подразделения, подписана и передана сотрудникам, которым она адресована. В системе DIRECTUM все перечисленные действия по работе со служебной запиской выполняются с помощью типового маршрута «Согласование служебных записок».
Если все сотрудники организации используют систему DIRECTUM, то документ со служебной запиской можно не оформлять. Достаточно создать задачу по типовому маршруту «Согласование служебных записок», изложить суть служебной записки в тексте задачи и отправить ее на согласование.
Если служебную записку нужно согласовать с сотрудниками, не использующими систему DIRECTUM, работник создает новый документ с типом карточки «Служебные записки» и любым из видов: Аналитическая записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка, Служебная записка, затем заполняет карточку служебной записки и отправляет ее на согласование. Создать служебную записку также можно через мастер действий «Оформление служебной записки».
Чтобы согласовать служебную записку, инициатор (работник):
| 1. | Создает задачу и выбирает типовой маршрут «Согласование служебной записки» по кнопке на ленте  Типовой маршрут. |
| 2. | Заполняет параметры типового маршрута: |
|
| 3. | Нажимает на кнопку ОК. Откроется карточка задачи со вложенной служебной запиской. |
| 4. | При необходимости в поле Наблюдатели указывает лиц, заинтересованных в процессе согласования документа, корректирует текст задачи или вкладывает сопроводительные документы к служебной записке. |
| 5. | Стартует задачу. |
В результате всем участникам согласования автоматически будут выданы права на изменение служебной записки и других сопроводительных документов. Задания по согласованию документа отправятся последовательно, начиная с высшего звена – руководителя подразделения.
Действия руководителя подразделения
| • | если замечаний к служебной записке нет, руководитель выполняет задание с результатом Согласовано; |
| • | если замечания есть, руководитель указывает их в тексте задания и выполняет его с результатом На доработку. |
Действия инициатора по доработке документа
Если хотя бы один из согласующих (руководитель подразделения, согласующие, ответственный за подписание, адресат) выполнил задание с результатом На доработку, инициатор получит задание на исправление замечаний к служебной записке:
| • | для подписанного документа инициатор создает новую версию документа и исправляет замечания, после чего выполняет задание с результатом Отправить на повторное согласование. |
При отправке документа на следующий круг согласования все участники типового маршрута повторно получат задания, начиная с руководителя подразделения;
| • | если дальнейшая работа по согласованию служебной записки нецелесообразна, инициатор указывает причину прекращения работ и выполняет задание с результатом Прекратить работы. |
Действия согласующих и ответственного за подписание
После того, как руководитель подразделения согласовал служебную записку, задание придет дополнительным согласующим. Сотрудники аналогично рассматривают служебную записку и выполняют задание с одним из вариантов: Согласовано или На доработку. По завершении согласования служебной записки задание будет отправлено ответственному за подписание.
Если служебная записка оформлена в тексте задания, ответственный за подписание выполняет задание с одним из результатов:
| • | Утверждено – текст служебной записки, указанный в задаче, согласован; |
| • | На доработку – имеются замечания к тексту служебной записки. |
Если ответственный за подписание не использует систему DIRECTUM, задание придет секретарю подразделения. В этом случае секретарь должен распечатать документ и отнести бумажный вариант на подписание. Как только документ подписали, секретарь выполняет задание с результатом Подписано. Если к документу есть замечания, указывает их в тексте задания и выполняет его с результатом На доработку.
Примечание
Для корректной работы типового маршрута «Согласование служебных записок» необходимо настроить специальную роль для секретаря подразделения – ПомощникРуководителя. Роль настраивается администратором системы в справочнике Правила вычисления ролей.
Действия сотрудников, которым адресована служебная записка
Подписанная служебная записка отправляется адресатам по типовому маршруту «Рассмотрение документа». В рамках типового маршрута адресаты знакомятся со служебной запиской и формируют поручения по ее исполнению. Подробнее см. раздел «Шаг 2. Вынесение резолюции».
Если адресатами указаны пользователи, не использующие систему DIRECTUM, то задание на рассмотрение служебной записки придет секретарю подразделения. Подробнее см. раздел «Шаг 1. Подготовка проекта резолюции».
Результаты согласования
После того, как служебная записка рассмотрена и согласована со всеми участниками, инициатор получит уведомление о завершении работ.
| © 2016 Компания DIRECTUM | Сообщество пользователей DIRECTUM |