Справочник содержит перечень электронных журналов регистрации с правилами формирования регистрационных номеров документов.

Особенности заполнения полей:

*Индекс. Должен быть уникальным в рамках нашей организации или места регистрации.

*Цифр в номере. Количество знаков порядкового номера. Значение в поле может быть целым числом от 1 до 9, при вводе другой цифры, происходит автоматическая замена на ближайшую допустимую цифру. Задание количества цифр позволяет сделать одинаковую длину регистрационных номеров для документов одного журнала, что обеспечивает корректную сортировку РКК по этому полю. Например, если в поле указать 3, то порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, … 023, … 999. При достижении 999 номер документа не обнуляется, а увеличивается на порядок: 1000, 1001, 1002 и т.д. Однако сортировка записей в списке может быть некорректна. Во избежание этой ситуации необходимо проводить анализ количества документов за прошедший год. Рекомендуется ориентироваться на количество записей в справочнике Регистрационно-контрольные карточки за прошедший год или запустить компоненту Отчеты «DIRECTUM» и воспользоваться отчетами Сводная таблица по документам или Сводная таблица по объему документооборота.

В табличной части «Формат номера» указываются элементы номера. При нажатии на кнопку в поле *Элемент номера откроется окно «Выбор элемента номера».

В качестве элемента номера можно выбрать любой из представленных в окне «Выбор элемента номера» или ввести вручную любой символ, например «/» или «-».

Действия на ленте, вкладка Главная:

Очередной номер. Установка очередного порядкового номера. Например, чтобы начать нумерацию со 100, нужно в качестве очередного номера указать 99. Рекомендуется использовать при появлении пропущенных номеров. Например, запись под номером 3 была создана ошибочно и затем удалена. Для устранения пропуска при создании новой записи в качестве очередного выставляется значение 2.

Примечание

Чтобы с начала года начать нумерацию с единицы, нужно воспользоваться сценарием Обнуление счетчиков в журналах регистрации.

Регистрация РКК. Регистрация новых регистрационно-контрольных карточек. Вид зарегистрированного РКК зависит от выбора РКК в поле *Виды РКК справочника Журналы регистрации.

Дела. Просмотр дел данного журнала.

Список РКК. Просмотр списка регистрационно-контрольных карточек зарегистрированных документов данного журнала.

В справочнике доступна иерархия «По местам регистрации». Схема иерархии: Места регистрации – Журналы регистрации.

См. также

© 2016 Компания DIRECTUM

Сообщество пользователей DIRECTUM