| 1. | Откройте справочник Номенклатура дел и создайте новую запись: |
| 2. | Заполните основные реквизиты дела: |
| • | *Заголовок. Рекомендуется использовать заголовки, соответствующие заголовкам бумажных дел. Заголовок должен быть содержательным. Дополнительно в заголовке можно указать, что в деле хранятся оригиналы или копии определенных документов. Это удобно для списания документа сразу в несколько дел; |
| • | *Индекс. Рекомендуется задавать уникальный индекс для одной нашей организации; |
Примечание
При создании номенклатуры дел на новый период не рекомендуется изменять индекс переходящих дел, так как смена индекса может повлечь за собой трудности при поиске документов.
| • | *Способ регистрации документов дела: |
| • | РКК – документы регистрируются в справочнике Регистрационно-контрольные карточки. Способ подходит для официальных документов; |
| • | Обращения – документы регистрируются в справочнике Обращения граждан и организаций. Способ подходит для документов, содержащих обращения; |
Примечание
Работа с обращениями поддерживается только в десктоп-клиенте.
| • | Прочее – документы не регистрируются или регистрируются иным способом, например, в справочнике Договоры. Способ подходит для всех остальных документов, которые нужно списывать в дела и передавать в архив, например, договорных или первичных учетных; |
| • | *Вид РКК или *Вид обращения. Поле доступно, если выбран соответствующий способ регистрации; |
| • | *Дата начала подшивки документов в дело; |
| • | Дата завершения подшивки документов в дело; |
| • | Виды документов, которые хранятся в деле. Поле доступно для способов регистрации РКК и Прочее. В дело можно списать только документы выбранных видов; |
| • | Примечание. Любая дополнительная информация о составе документов дела; |
| • | Место регистрации. Рабочее место или подразделение, на котором регистрируются документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных местах. Подробнее см. описание справочника «Места регистрации»; |
| • | Подразделение, в котором ведется дело. Список подразделений ограничивается по месту регистрации. Поле не заполняется, если в дело включаются документы разных подразделений. В этом случае рекомендуется заполнить в десктоп-клиенте установку Подразделение по умолчанию; |
| • | Журнал, в котором регистрируются документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных журналах. Если выбран способ регистрации РКК или Прочее, для выбора доступны записи справочника «Журналы регистрации». Если выбран способ регистрации Обращения – записи справочника Журналы регистрации обращений; |
| • | Срок хранения документов дела. Если указаны статьи хранения, то автоматически подставляется максимальный срок по всем статьям хранения. Данные о сроке используются в отчетах. |
| 3. | В табличной части укажите одну или несколько статей хранения: |
| • | *Перечень типовых архивных документов; |
| • | *Статья хранения документов по перечню типовых управленческих документов. Данные используются в отчетах. |
| • | По личному составу, если дело содержит документы по личному составу организации; |
| • | Уничтожение решением ЭПК, если дело должно уничтожаться по решению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК); |
| • | Переходящее дело, если в деле группируются документы по вопросам, которые разрешаются в течение двух и более лет. |
Флажок Дело закрыто устанавливается автоматически при уничтожении дела. При необходимости его можно установить вручную.
| 5. | Сохраните запись справочника. |
| 7. | Чтобы сформировать обложку для дела с бумажными документами, нажмите на кнопку Обложка. В результате формируется отчет с обложкой дела в установленной форме. Распечатайте сформированный отчет и добавьте его к делу. |
