Подготовка к проверкам и поиск документов

Периодически в организациях требуется быстро найти, выгрузить или распечатать большой объем первичных учетных документов, например, для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в суд, ФНС или прочие органы.

Документы предоставляются в ФНС в бумажном виде или в электронном через телекоммуникационные каналы связи. Модуль «Финансовый архив» позволяет выгружать как неформализованные документы, так и формализованные, т.е. документы в форматах, утвержденных ФНС. Неформализованные документы выгружаются с простановкой штампа о подписании электронной подписью. При выгрузке документов сохраняется структура папок. Документы выгружаются в конкретные папки, соответствующие пунктам требований ФНС. Это облегчает загрузку документов в сервисы сдачи отчетности.

Перед выгрузкой бухгалтер проверяет, по всем ли первичным учетным документам завершился документооборот: документы подписаны, отправлены контрагенту, получен ответ о доставке и пр. Для этого он запускает отчет Документы, по которым не завершен документооборот по ссылке с обложки модуля «Обмен с контрагентами». Отчет находит и формирует список документов, по которым работа еще окончательно не выполнена. Бухгалтер анализирует состояние документов и предпринимает необходимые действия для завершения работы по ним, например, связывается с ответственными, чтобы они ускорили согласование или подписание. Описание отчета см. в разделе «Документы, по которым не завершен документооборот».

Чтобы найти первичные учетные документы в архиве, используются настроенные поиски модуля «Финансовый архив» или стандартный поиск Directum.

Выгрузить документы можно несколькими способами.