Обычно документы объединяются в комплекты для их группировки по определенному признаку:
| • | для обоснования вычета по НДС. В этом случае основным документом считается счет-фактура, а дополнительными – прочие документы, сформированные при оформлении факта хозяйственной деятельности, например, акт или товарная накладная; |
| • | для подтверждения совершения хозяйственной операции. В этом случае основным будет документ, подтверждающий факт хозяйственной деятельности, например, акт или товарная накладная; |
| • | для проведения оплаты. В этом случае документы комплекта могут быть привязаны к заявке или счету на оплату; |
| • | для получения всех документов по договору, отражающих факты хозяйственной деятельности, изменение условий и обязательств. Например, при встречных налоговых проверках; |
| • | для логического объединения документов, поступивших одним письмом. |
В зависимости от критериев объединения один документ может входить в несколько комплектов.
Иногда на согласование, в работу или контрагенту необходимо отправлять только документы определенной комплектности. В этом случае необходима проверка комплектности: автоматическая или ручная.
Варианты объединения документов в комплекты:
Регистрационно контрольная карточка
Для объединения документов, поступивших одним письмом, можно использовать РКК, так как в РКК можно указать основной документ и приложения к нему. При отправке на рассмотрение в задание вкладываются все документы комплекта.
Преимущества:
| • | можно просмотреть документы комплекта; |
| • | можно отправить документы на рассмотрение и в работу комплектом. |
Недостатки:
| • | нельзя настроить проверку комплектности. |
|
Вложения задачи
Комплектом можно считать документы, вложенные в одну задачу. Если необходимо работать с документами только в определенной комплектации, прикладной разработчик может реализовать проверку в типовом маршруте. Например, в настройке согласования исходящих первичных учетных документов можно указать, что документы должны согласовываться со счетом-фактурой. Дополнительно при старте задачи по типовому маршруту «Согласование исходящих первичных учетных документов» система проверяет, что среди вложенных документов есть хотя бы один акт, накладная, универсальный передаточный документ или счет-фактура.
Преимущества:
| • | можно настроить проверку комплектности в типовом маршруте; |
| • | документы отправляются на согласование и в работу комплектом; |
| • | можно отнести документ к нескольким комплектам. |
Недостатки:
| • | нельзя просмотреть комплект документов, если нет прав на задачу. |
|
Связи документов
Комплектом можно считать документы, связанные друг с другом в системе Directum.
Преимущества:
| • | можно просмотреть комплект из карточки любого документа комплекта. |
Недостатки:
| • | с документами комплекта можно связать лишние документы. Например, некоторые типовые маршруты связывают между собой все документы, вложенные в задачу; |
| • | нельзя настроить проверку комплектности. |
|
Папка с документами комплекта
Можно размещать ссылки на документы комплекта в отдельной папке Directum. Для этого необходимо продумать структуру папок и обеспечить, чтобы в папки попадали только нужные документы.
Преимущества:
| • | можно отнести документ к нескольким комплектам; |
| • | можно просмотреть документы комплекта, для этого достаточно открыть нужную папку. |
Недостатки:
| • | нельзя настроить проверку комплектности. |
|
Единый документ
Если с документами работают только в комплекте, их можно объединить в один файл: архив или документ в формате PDF.
Преимущества:
| • | документы можно отправить в работу комплектом; |
| • | можно просмотреть документы комплекта. |
Недостатки:
| • | нельзя настроить проверку комплектности; |
| • | нельзя выдать права отдельно на каждый документ; |
| • | усложняется поиск документов; |
| • | нельзя отправить документы комплекта в сервис обмена по отдельности; |
| • | в случае объединения документов в архив невозможен полнотекстовый поиск. |
|
Реквизит «Основной документ комплекта»
Если для каждого комплекта можно однозначно определить основной документ, можно добавить указывающий на него реквизит в карточки остальных документов комплекта. Дополнительно можно добавить действие Комплект на ленту типов карточки документов, которое собирает все документы с одинаковым основным.
Преимущества:
| • | можно просмотреть документы комплекта через действие на ленте типа карточки документов; |
| • | можно настроить проверку комплектности в типовом маршруте; |
| • | можно отправить документы на согласование комплектом, если соответствующим образом доработать типовой маршрут. |
Недостатки:
| • | нельзя отнести документ к нескольким комплектам. |
|
Реквизит «ИД комплекта»
При занесении комплектов в Directum из внешнего источника можно автоматически проставлять общий ИД комплекта в карточке каждого документа. Необходимо добавить соответствующий реквизит в типы карточек документов, определить порядок присвоения ИД и способ просмотра документов комплекта.
Преимущества:
| • | можно просмотреть документы комплекта через действие на ленте типа карточки документов; |
| • | можно настроить проверку комплектности в типовом маршруте; |
| • | можно отправить документы на согласование комплектом, если соответствующим образом доработать типовой маршрут; |
| • | можно отнести документ к нескольким комплектам. Для этого необходимо использовать табличный реквизит ИД комплектов. |
|
Справочник «Комплекты документов»
Если в комплекте невозможно выделить основной документ, можно разработать справочник Комплекты документов. В справочнике выделить реквизиты, характеризующие конкретный комплект, при необходимости создать табличную часть, в которой будут отражены документы комплекта.
Преимущества:
| • | можно просмотреть документы комплекта; |
| • | можно настроить проверку комплектности в типовом маршруте (потребуется создание дополнительного справочника Типы комплектов; |
| • | можно отправить документы на согласование и в работу комплектом, если добавить соответствующие действия на ленту карточки справочника; |
| • | можно отнести документ к нескольким комплектам. |
Недостатки:
| • | необходимо создать новый большой справочник. |
|
