Подготовка к проверкам
Contents
При подготовке первичных учетных документов к налоговым проверкам или для сверок с контрагентом из системы Directum выгружается большой объем документов, которые доказывают факт свершения сделки (акты и накладные) и правильность учета НДС (счета-фактуры). Чтобы обеспечить доступ к первичным учетным документам, как бумажным, так и электронным, в системе Directum формируется единый финансовый архив.
| 1. | Ответственный за формирование документации заносит документы в архив системы Directum. Способ занесения зависит от того, в каком виде поступил или в каком виде необходимо отправить документ: в электронном или бумажном. |
| 2. | Если в организации принято списывать документы в дела, делопроизводитель заполняет поле Дела в карточках документов. Для каждого дела определяет место и сроки его хранения. В дальнейшем получить доступ к архиву смогут сотрудники центрального офиса, а также удаленных подразделений. Подробнее см. раздел «Доступ к объектам системы». |
Если документы заносились комплектом (счет-фактура с товарной накладной или счет-фактура и акт выполненных работ), то из карточки первичного учетного документа всегда можно посмотреть с какими еще документами он связан.
| 3. | Чтобы подготовить комплект документации к проверке, например, в налоговую инспекцию, бухгалтер создает папку для выгрузки и по кнопке на ленте выгружает документы. |
Через сценарий можно выгрузить юридически значимые документы в форматах, утвержденных ФНС, вместе с электронными подписями и служебными документами, а также отсканированные копии бумажных документов.
Неформализованные документы (договора, письма) выгружаются в исходном виде и в печатной форме (в формате PDF). Если документы передавались через оператора ЭДО:
| • | дополнительно экспортируются электронные подписи; |
| • | на печатную форму документов проставляется штамп в соответствии с требованиями к копиям, предоставляемых в налоговые органы. |
Варианты выгрузки с необходимыми опциями настроены в системе по умолчанию, бухгалтер выбирает нужный вариант в зависимости от ситуации.
Требуемые компоненты |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Модуль «Финансовый архив» |
||||||||||||||
|
Коннектор к учетной системе, если требуется автоматизировать синхронизацию данных из учетной системы в Directum. Для Directum разработаны коннектор к 1С и коннектор к SAP PI (приобретаются отдельно). При наличии Клиентской лицензии разработчика IS-Builder можно разработать собственный коннектор с помощью ISBL-функций коннекторов |
||||||||||||||
|
Техническое решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» для обмена документами между учетной системой 1С и Directum (дополнительно требуется коннектор к 1С) |
||||||||||||||
|
Служба ввода документов Directum, если требуется автоматически заносить в систему Directum документы, полученные из различных источников (файловой системы, по электронной почте) |
||||||||||||||
|
Модуль «Инструменты Ario», если требуется автоматически классифицировать документы, извлекать из них значимые факты и заполнять карточки документов |
||||||||||||||
|
Модуль «Канцелярия», если требуется отражать в системе местонахождение оригиналов бумажных документов |
||||||||||||||
Использование Directum обеспечивает |
|||||||||||||||
|
|
||||||||||||||
| © Компания Directum, 2020 | Сообщество пользователей Directum |