Списание дел в архив
Contents
По окончании года часть дел сдается в архив. Это может быть архив организации, городской архив, областной и т.д. Информацию о передаче дела в архив необходимо отражать в системе.
В архив можно списать короб сразу с несколькими делами. Если дело не относится ни к одному коробу, оно списывается отдельно.
Перед списанием рекомендуется:
| • | сформировать внутреннюю опись дел. Для этого на ленте карточки дела нажмите на кнопку Опись: |
| • | проверить перечень дел, входящих в короб. Для этого на ленте карточки короба нажмите на кнопку Открыть список дел: |
Если в коробе отсутствуют нужные дела, в карточках дел на закладке «Архивные реквизиты» заполните поле Короб. В результате дела добавятся в короб.
Чтобы списать одно или несколько дел:
| 1. | Выполните одно из действий: |
| • | на ленте карточки дела на вкладке Дополнительно в группе Архив нажмите на кнопку Сдать в архив; |
| • | на ленте карточки короба на вкладке Главная в группе Архив нажмите на кнопку Сдать в архив. |
| 2. | В открывшемся окне заполните поля: |
| • | *Дата передачи в архив. По умолчанию заполняется сегодняшним числом, при необходимости измените значение; |
| • | *Архив, в который сдаются дела. Подробнее см. описание справочника «Архивы бумажных документов»; |
| • | Местонахождение в архиве. Дополнительная информация о расположении короба или дела в архиве. |
| 3. | Нажмите на кнопку ОК. |
В результате дела списываются в архив:
| • | в карточках списанных дел автоматически заполняются поля на закладке «Архивные реквизиты»: |
| • | в РКК и обращениях, относящихся к списанным делам, на закладке «Местонахождение» заполняются поля Передано в архив и Архив. Поля Дело, Журнал, Рег. номер и *Дата регистрации становятся недоступны для изменения. |
При передаче дел архивариусу рекомендуется заполнить поле Особенности дела в карточках дел на закладке «Архивные реквизиты». Можно выбрать одно или несколько значений: Копия, На иностранном языке, Оригинал, Особо ценный, Содержит фотографии или рисунки, Схемы, чертежи.
После списания в дело нельзя добавлять новые документы. При необходимости списанное дело можно извлечь из архива.
| © Компания Directum, 2020 | Сообщество пользователей Directum |