Согласование входящих счетов на оплату
Contents
Для организации работы с входящими счетами на оплату используется типовой маршрут «Согласование входящих счетов на оплату».
Участники процесса:
Инициатор – сотрудник, который курирует согласование и подписание документа в электронном виде.
Дополнительные согласующие – заинтересованные сотрудники организации, которые согласовывают счета на оплату в электронном виде, подписывают документы ЭП.
Утверждающий – как правило, руководитель высшего звена, который рассматривает входящие счета на оплату в электронном виде.
Специалист ФО – сотрудник, который выполняет работы по оплате счета, работает с документом в электронном виде.
Схема согласования входящих счетов на оплату:
| 1. | Инициатор создает документ с видом «Входящий счет на оплату» и вкладывает его в задачу. При необходимости добавляет сопроводительные документы. Выбирает типовой маршрут «Согласование входящих счетов на оплату», указывает согласующих и срок согласования, стартует задачу. |
|
Особенности заполнения полей: *Вид документа. Автоматически заполняется значением, указанным при заполнении параметров документа. Поле доступно только для просмотра. *Контрагенты. Значение поля выбирается из справочника:
*Договор. Договор, по которому создан входящий счет на оплату. *Основание. Товар или услуга, которые оплачиваются по данному счету, например «Поставка двигателей». *Наименование. Автоматически заполняется в формате «<Вид документа> № <№ счета> от <Дата счета> к <Договор>». Поле доступно только для просмотра. *Приложение. Приложение-редактор шаблона, на основе которого создан документ. Поле доступно только для просмотра. *Автор. Автоматически заполняется именем текущего пользователя. Поле доступно только для просмотра. |
| 2. | Согласующие получают задание на согласование договорного документа и выполняют его с одним из результатов: |
| • | если нет замечаний по документу, подписывают документ ЭП и выполняют задание с результатом Согласовано; |
| • | если есть замечания по документу, заносят замечания в текст задания и выполняют задание с результатом Отказать. |
Только после выполнения заданий всеми согласующими с результатом Согласовано, утверждающий получит задание на рассмотрение документа. Если хотя бы один из согласующих выполнит задание с результатом Отказать, то после того как все согласующие выполнят задания, инициатор получит задание на устранение замечаний.
| 3. | При наличии замечаний от согласующих инициатор получает задание на доработку документа: |
| • | устраняет замечания и выполняет задание с результатом На повторное согласование. Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же согласующими; |
| • | если дальнейшая работа по документу нецелесообразна, то выполняет задание с результатом Прекратить работы по документу. |
После выполнения задания с таким результатом работа по маршруту завершится.
| 4. | Утверждающий получает задание на рассмотрение документа и изучает вложенный документ: |
| • | если нет замечаний, то он подписывает документ ЭП и выполняет задание с результатом К оплате. Специалист финансового отдела получит задание на оплату счета; |
| • | если есть замечания по документу, то он заносит замечания в текст задания, не подписывает документ ЭП и выполняет задание с результатом На доработку. Инициатор получит задание на устранение замечаний; |
| • | если он принимает решение об отказе в подписании документа, то заносит свое решение в текст задания, не подписывает документ ЭП и выполняет задание с результатом Отказать. Инициатор получит уведомление об отказе в подписании документа. |
| 5. | Специалист ФО получает задание на оплату счета: |
| • | если нет замечаний, то он выполняет работы по оплате счета и выполняет задание с результатом Оплачено. Инициатор получит уведомление об оплате счета; |
| • | если есть замечания по документу, то он заносит замечания в текст задания, не оплачивает счет и выполняет задание с результатом Не оплачено. Утверждающий получит задание на рассмотрение документа. |
| © 2016 Компания DIRECTUM | Сообщество пользователей DIRECTUM |