Для организации работы с актами выполненных работ используется типовой маршрут «Согласование актов выполненных работ».
Участники процесса:
Инициатор – сотрудник, который организует работы по согласованию, подписанию и отправке акта контрагенту.
Дополнительные согласующие – заинтересованные сотрудники организации, которые проверяют содержание акта на соответствие поставленным целям, согласовывают акты в электронном виде, устанавливают ЭП.
Специалист ФО – проверяет содержание документа, оформляет счет, работает с документами в электронном виде.
Утверждающий – как правило, руководитель высшего звена, который подписывает акты выполненных работ в бумажном виде.
Секретарь – сотрудник, который подписывает документы ЭП руководителя на основании подписи бумажного документа руководителем.
Схема согласования актов выполненных работ:
| 1. | Инициатор создает в системе документ с видом «Акт» и вкладывает его в задачу. При необходимости добавляет сопроводительные документы. Выбирает типовой маршрут «Согласование актов выполненных работ», указывает согласующих и срок согласования. Стартует задачу. |
| 2. | Согласующие получают задания на согласование документа: |
| • | если нет замечаний по документу, то подписывают документ ЭП и выполняют задание с результатом Согласовано. |
Только после выполнения заданий всеми согласующими с результатом Согласовано, специалист ФО получит задание на согласование документа и выписку счета;
| • | если есть замечания по документу, то добавляют их в документ и выполняют задания с результатом На доработку. |
Если хотя бы один из согласующих выполнит задание с результатом На доработку, то после того как все согласующие выполнят задания, инициатор получит задание на доработку документа.
| 3. | При наличии замечаний от согласующих инициатор получает задание на доработку документа: |
| • | если по замечаниям инициатор видит, что необходимо подкорректировать документ, то вносит в него изменения и выполняет задание с результатом На повторное согласование. |
Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же согласующими;
| • | если по замечаниям инициатор видит, что дальнейшая работа по документу нецелесообразна, то выполняет задание с результатом Прекратить работы по документу. |
Работа по маршруту завершится.
| 4. | Специалист ФО получает задание на согласование документа и выписку счета: |
| • | если нет замечаний по документу, то он выполняет работы по выписке счета и выполняет задание с результатом Счет выписан. |
Инициатор получит задание на печать документов и передачу их утверждающему;
| • | если есть замечания по документу, то заносит замечания в текст задания, не выписывает счет и выполняет задание с результатом На доработку. |
Инициатор получит задание на доработку документа.
| 5. | Инициатор получает задание на печать документов: |
| a) | Печатает вложенные в задание документы и заверяет их своей подписью. |
| b) | Выполняет задание на печать документов. |
| c) | Передает бумажные документы утверждающему. |
Примечание
Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет тот, кто его распечатывает.
| 6. | Утверждающий получает бумажный документ и изучает его: |
| • | если замечаний нет, то подписывает бумажный документ живой подписью; |
| • | если замечания по документу есть, то заносит замечания в бумажный документ. |
Утверждающий передает бумажный документ секретарю.
| 7. | Секретарь открывает соответствующее задание: |
| • | если утверждающий подписал бумажный документ, то секретарь подписывает документ ЭП и выполняет задание с результатом Утвержден. |
Инициатор получит задание на передачу документа контрагенту;
| • | если утверждающий написал замечания по документу, то секретарь заносит замечания в текст задания, не подписывает документ ЭП и выполняет задание с результатом На доработку. |
Инициатор получит задание на доработку документа. Бумажный документ уничтожается.
| 8. | Инициатор получает задание на передачу документа контрагенту и организует отправку бумажного документа. При необходимости контролирует возврат документа от контрагента: |
| • | если контрагент подписал документ, то инициатор передает бумажный документ на хранение специалисту ФО и выполняет задание с результатом Утвержден. |
Работа по процессу завершится;
| • | если у контрагента есть замечания, то инициатор заносит документ с замечаниями в задание и выполняет задание с результатом На повторное согласование. |
Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же согласующими.
