<< Щелкните, чтобы показать Содержание >> Прикладные модули > Договоры > Создание и отправка на согласование договорных документов

C помощью карточки договорного документа

Contents

Чтобы создать и отправить на согласование договорной документ:

1.	Создайте документ с типом карточки «Договорные документы» и заполните поля:

Подробнее

*Вид документа. Автоматически заполняется значением, указанным при заполнении параметров документа. Поле доступно только для просмотра.

Ведущий документ. Можно указывать только документы с типом карточки «Договорные документы». Если в поле *Вид документа указано значение Договор, то поле Ведущий документ недоступно для редактирования.

№ документа. Если документ подготовлен в организации, то заполняется тем же значением, что поле Рег. номер. Если документ поступил от контрагента, то заполняется номером, присвоенным контрагентом.

*Предмет договора. Краткая суть договора, по которой можно понять его назначение.

Дата документа. Если договор подготовлен в организации, то заполняется тем же значением, что поле Дата регистрации. Если договор поступил от контрагента, то заполняется датой, проставленной контрагентом.

*Контрагенты. Значение поля выбирается из справочника:

•	Организации, если контрагент является юридическим лицом;

•	Персоны, если контрагент является физическим лицом.

Контактные лица. Контактные лица организаций-контрагентов, с которыми взаимодействует наша организация.

*Подразделение. Подразделение, ответственное за данный документ.

*Ответственный за договор. Работник указанного подразделения, ответственный за данный документ.

Валюта. Валюта договора.

Курс нац. валюты. Вычисляется автоматически в соответствии со значением поля Валюта. Если валюта является национальной, то значение поля равно 1. Иначе заполняется значением поля *Курс нац. валюты из справочника Курсы валют на дату, указанную в поле Дата документа.

Национальная валюта указывается в одноименной установке.

Примечание

Если поле Дата документа не заполнено, то курс валюты заполняется на дату, указанную в поле Дата регистрации.

*Наименование. Заполняется автоматически. Например, для договора – в формате «<Вид документа> № <№ документа> от <Дата документа> с <Контрагент> <Предмет договора>». Поле доступно только для просмотра.

2.	Если необходимо, заполните дополнительную информацию о документе на закладке «Дополнительно»:

•	в поле Контрольная дата укажите, когда необходимо проконтролировать работу по данному документу. В результате при наступлении указанной даты, сценарий Агент рассылки уведомлений по контрольным датам договоров пришлет уведомление ответственному за договор о наступлении контрольной даты договора;

•	в табличной части «Добавочные реквизиты» добавьте новую строку и укажите необходимые данные, для которых не предусмотрены поля в стандартной карточке.

3.	Если необходимо, создайте этапы договора. С помощью сценария Агент рассылки уведомлений по этапам договоров ответственный за договор получит уведомления при окончании срока действия этапа договора и при наступлении контрольной даты этапа договора.

Подробнее

Чтобы создать этап договора:

1.	Нажмите на кнопку Этапы договора. Откроется окно:

2.	Выберите одно из действий:

•	Да – выбрать договор, этапы которого будут скопированы в текущий договор. В результате откроется список скопированных этапов;

•	Нет – откроется пустой список этапов текущего договора. Чтобы создать этап, нажмите на кнопку Создать запись. Откроется карточка записи справочника Этапы договоров.

3.	Заполните поля. Особенности:

Контрольная дата. Дата, к которой необходимо проконтролировать работу по данному этапу договора.

Табличная часть:

Действует с, Действует по. Период действия этапа договора.

*Дата изм. Дата последнего изменения этапа договора.

Факт. дата заверш. Дата фактического завершения этапа договора.

Основание. Причина изменения этапа договора, например дополнительное соглашение, новый договор.

4.	Если необходимо отправить документ на согласование, нажмите на кнопку Отправить на согласование. Откроется окно для заполнения параметров типового маршрута «Согласование договорных документов»:

5.	Заполните параметры:

•	Дополнительные согласующие – сотрудники, с которыми необходимо согласовать документ;

Примечания

1. По умолчанию документ согласовывается с руководителем инициатора, специалистом юридического отдела, визирующими и утверждающим. Визирующие и утверждающий указаны в карточке категории договоров.
2. Если руководитель подразделения, специалист юридического отдела, утверждающий или визирующие совпадают с дополнительными согласующими, то они будут исключены из списка дополнительных согласующих.
Если руководитель подразделения, специалист юридического отдела или утверждающий совпадает с визирующими, то они будут исключены из списка визирующих.

•	*Срок согласования (дн.) – срок согласования документа для каждого дополнительного согласующего. Значение по умолчанию задает администратор системы в установке модуля Срок согласования (дн.). Значение можно изменить вручную.

Срок согласования для других рецензентов указывает администратор системы. Данный срок не доступен для изменения.

6.	Нажмите на кнопку ОК и стартуйте задачу. Стадия жизненного цикла документа изменится на «Внутреннее согласование».

Примечание

Информацию по процессу согласования можно сформировать при нажатии на кнопку Лист согласования. Подробнее см. раздел «Лист согласования».

Если документ регистрируемый, то при первом сохранении карточки документа будет автоматически создана запись справочника Договоры с аналогичными значениями полей. Если карточка документа будет изменена, данные будут автоматически синхронизироваться в соответствующую запись справочника Договоры при сохранении изменений.

Сообщество пользователей DIRECTUM