В системе электронного документооборота документы должны храниться не менее сроков, предусмотренных соответствующими нормативными документами для бумажных документов. Если срок истекает, их можно удалить.
При удалении документа из системы Directum удаляется вся основная информация о документе: карточка, все версии текста, ссылки на документ и т.д.
Восстановить удаленный документ невозможно, поэтому удалять документы следует с осторожностью.
Как правило, удалять стоит только ошибочно созданные документы. В остальных случаях рекомендуется использовать другие возможности системы. Например, если документ устарел, то вместо удаления:
В данном случае документ останется в системе Directum для истории и не будет мешать в повседневной работе.
Пользователь может удалить документ, если одновременно выполнены условия:
| • | пользователь обладает привилегий «Удаление документов»; |
| • | пользователь имеет полные права на документ; |
| • | документ никем не редактируется; |
| • | документ не закреплен для другого сервера распределенной системы. |
Чтобы удалить документ из системы Directum:
| 1. | Выделите документ в проводнике системы и воспользуйтесь одним из способов: |
| • | на вкладке Главная в группе Объект нажмите на кнопку  Удалить объект. Если документ отображается в результатах поиска, то на вкладке Главная в группе Документ нажмите на кнопку Удалить документ; |
| • | в контекстном меню выделенного документа выберите пункт Удалить документ. |
Откроется окно «Подтверждение».
Если пользователь не обладает привилегией «Удаление документов», чтобы удалить документ ему необходимо отправить задачу по типовому маршруту «Удаление документов и задач».
Чтобы отправить задачу на удаление документа:
| 3. | В тексте задачи укажите причину удаления документов. |
В рамках типового маршрута «Удаление документов и задач» руководителю придет задание для подтверждения удаления документов. Если руководитель выполнит задание с результатом Удалить, то вложенные в задание документы автоматически будут удалены из системы. Пользователю придет уведомление о результатах удаления.
В результате из системы Directum будет удален документ и вся основная информация о нем.
